Finis les portefeuilles applicatifs pléthoriques et pas toujours maîtrisés… à commencer par l’Etat. Depuis le début de cette année, la Dinsic*, dirigée par Henri Verdier, s’est attaquée à un chantier de taille. Celui de recenser et rationaliser le portefeuille applicatif des différents ministères, en s’attaquant en priorité au volet « Ressources humaines ».

« Nous modélisons l’entreprise sur différentes couches, avec ses processus, ses objectifs, sa stratégie et on descend jusqu’au système d’information… Ce qui permet d’avoir une vision large de l’entreprise », explique Fabrice Vila, directeur conseil chez Mega International. L’éditeur français, qui propose des logiciels pour aider les entreprises à gérer la complexité inhérente à leur organisation, travaille depuis plusieurs mois avec la Dinsic : « Nous pouvons même aller jusqu’aux infrastructures informatiques qui servent à faire tourner les applications… pour faire de la gestion de patrimoine applicatif, raison pour laquelle cette direction interministérielle nous a choisi », poursuit-il.

Le projet fondamental de l’interministériel était de rationaliser le portefeuille d’applications des ministères. « Que chaque ministère ait des applications corps métiers qui lui soient propres, c’est normal. Par contre, toutes les applications transverses et communes à tous les ministères, comme les RH, la finance… vont être mutualisés et rationaliser à terme ».

Dans ce cadre et sur un périmètre pilote, les premiers travaux de Mega International ont permis de recenser les 700 systèmes d’information de gestion des ressources humaines de l’ensemble des ministères. « Notre logiciel est une base de données classique, mais elle peut être alimentée également par des saisies graphiques. Ici, la Dinsic a demandé une liste Excel des applis à chaque ministère** et à partir de cet inventaire brut, a mis en place des plans d’actions et de transformation… en fonction des données fournies. Car, dans cette liste, tout est qualifié, d’un point de vue technologique et de leurs métiers ».

Cette démarche d’inventaire du patrimoine applicatif dans l’ensemble des ministères est un point de départ pour assurer la transformation des systèmes d’information de ces mêmes ministères. L’objectif étant d’optimiser l’ensemble comme de repenser d’éventuels projets pour redonner de la cohérence. « Nous avons fourni les méthodes et outils qui permettent de faire cet inventaire et de le tenir à jour de façon récurrente. Nous avons aussi fourni les outils pour décrire la cible à laquelle la Dinsic souhaite aboutir », explique Philippe Bonneville, account manager.

Ce projet pilote achevé (il a duré 3-4 mois sur le 1^er semestre 2016), la démarche va se poursuivre courant 2017 et 2018 sur d’autres périmètres et avec les ministères qui s’inscriront au fil de l’eau. « Nous ne sommes évidemment pas les seuls sur ces sujets. Mais, vis-à-vis de la Dinsic, notre accompagnement consistera maintenant à les aider à étoffer leur offre de services. Derrière cette plate-forme qui couvre les applications et les projets, petit à petit on couvrira d’autres domaines, comme la modélisation des données manipulées par ces applications ou la modélisation des processus… L’idée est de continuer à travailler sur d’autres domaines que les RH, mais aussi d’aller plus loin dans la description des scénarios de transformation en fonction des enjeux adressés par la Dinsic », détaille Fabrice Vila.

Un outil de gouvernance pour la DSI

Ce type de projets a, depuis plusieurs années, le vent en poupe. Notamment dans de grandes DSI (grands groupes, organismes publics…), qui fonctionnent à ressources limitées, mais doivent travailler sur la transformation numérique, tout en étant submergées par de la maintenance… Aussi, la thématique de la rationalisation du portefeuille applicatif pour disposer des bonnes applications alignées avec les métiers et supprimer toutes celles qui sont en doublon ou obsolètes, est très porteuse. C’est valable chez les grands comptes industriels comme dans des organismes qui doivent présenter leur plan de dépenses informatiques dans des secteurs paritaires ou à la Cour des Comptes… pour mettre en place un plan de transformation.

Chez Mega International, sur les ventes 2015, les solutions autour de la gestion du patrimoine applicatif ont dépassé leurs objectifs. « Il y a une très forte demande du marché dans ce domaine de la part des DSI qui veulent tous s’outiller », confirme Fabrice Vila.

Avec ces outils, elles visent toutes les mêmes objectifs, détaille Philippe Bonneville : « Il y a d’abord une problématique économique : c’est-à-dire faire mieux avec moins de moyens. En réduisant les coûts de maintenance, les DSI dégagent des ressources pour mieux répondre à de nouveaux besoins des métiers. Une autre raison est liée aux risques évidents sur des patrimoines non maîtrisés ou en voie d’obsolescence. Si l’éditeur d’une solution décide de ne plus la faire évoluer et qu’elle n’est plus maintenue, cela peut coûter très cher… Et, pour certains, il y a un aspect réglementaire : il faut prouver parfois que l’on maîtrise son patrimoine, que l’on en a une vision complète et à jour pour répondre aux exigences des auditeurs par rapport à différentes conformités… ».

« Enfin, il y a un enjeu d’agilité, ajoute Fabrice Vila car, si on optimise et qu’on simplifie, il devient plus facile de faire évoluer son système d’information et de se transformer globalement si on a une pleine maîtrise de ce patrimoine ».

La démarche d’urbanisation animée par la Direction Interministérielle du Numérique et du Système d’Information et de Communication de l’Etat (Dinsic), cadre dans lequel intervient Mega International, est devenue une « référence » pour tous les urbanistes au sein de nombreux ministères évidemment, mais également au sein de certaines collectivités territoriales et grands organismes paritaires (maladie, vieillesse…). Au final, c’est donc l’ensemble de la fonction publique qui est concernée, et bien au-delà de la gestion du patrimoine. « Ce cadre est aujourd’hui largement connu par les nombreux référents au sein des diverses DSI publiques ou parapubliques. C’est le cas par exemple dans les DSI des régions qui ont récemment fusionné… Mais si certains veulent avancer dans ce sens, il leur manque encore les budgets et le go de leurs dirigeants. »

La réforme territoriale doit être l’occasion de repenser le parc, les processus et les organisations, reconnaissait d’ailleurs Henri Verdier, patron de la Dinsic à nos confrères de Silicon en janvier dernier. Une mission a été confiée en ce sens à l’Inspection générale de l’administration et à l’Inspection générale des finances, pour réfléchir à la meilleure stratégie d’innovation dans l’administration territoriale.

* La Dinsic est le résultat de la fusion de trois entités : la Disic (Direction Interministérielle des Systèmes Informatiques et de Communication de l’État), Etalab (mission dédiée aux données ouvertes ou « open data ») et le Pôle Innovation et services aux usagers du SGMAP. Depuis un arrêté du 16 novembre 2014, cette direction, dirigée par Henri Verdier, doit donner son accord formel à tout projet ministériel dépassant les 9 millions d’euros.

** Chaque ministère compte des urbanistes, des architectes de systèmes d’information, qui sont des référents pour la Dinsic, ils sont en charge de collecter les informations demandées.

Pour aller encore plus loin, lire chez nos confrères :

1/ Les dérives des grands programmes informatiques de l’Education Nationale

2/ SIRH de l’État : Bercy est aussi dans la panade