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Eiffage trace ses contrats fournisseurs

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Les équipes d’Eiffage Construction s’activent sur le chantier d’un collège en région parisienne. © Eiffage Construction

Le groupe européen de la construction et des concessions utilise une solution collaborative de gestion de ses contrats d’achat. Objectif : réduire ses coûts administratifs et accroître ses compétences métier par un apprentissage commun pour ses acheteurs.

Gagner 30 % de temps sur les actes administratifs de gestion des contrats fournisseurs et en réduire le coût, c’est bien. Elever son niveau de compétence dans ces process de gestion (préparation, négociation, validation et suivi des contrats) par un apprentissage commun, c’est encore mieux ! Tels sont les deux grands bénéfices apportés par la solution logicielle Commitment Manager de GAC Technology au département des achats d’Eiffage Construction (entre 300 et 400 millions d’euros par an). « Cet outil collaboratif et évolutif a été formateur. On a gagné en maturité métier en élevant le niveau d’exigences de suivi des encours de nos contrats et de partage de l’information. Et affiner les process de gestion de nos contrats fournisseurs », résume Laurent Guthmuller, directeur des achats de la branche construction du groupe de BTP et des concessions français.

En donnant une visibilité globale sur la situation en temps réel de quelque 700 contrats fournisseurs (achats métier : ciment, bardages… et généraux : fournitures de bureau…) à la soixantaine d’acheteurs de l’entreprise, répartis sur une vingtaine de sites en France, la solution logicielle permet à chacun de voir à tout moment l’ensemble des caractéristiques de chaque contrat. A savoir son auteur, la zone géographique où il est effectué, ainsi que son encours ou le déroulement de sa négociation. L’outil va jusqu’à générer des rappels automatiques d’échéances des contrats afin de les actualiser ou de les dénoncer. Aussi très collaboratif, les divers acheteurs peuvent y puiser les contrats finis (et leurs documents annexes), conduits par leurs collègues partout en France, pour pouvoir s’en inspirer ou s’en servir de modèle.

Le logiciel sert notamment aux responsables régionaux des achats à ScreenHunter_198 Jul. 13 15.45être informés par des e-mails automatiques sur l’ouverture d’un contrat, sa négociation, la clôture de son cycle de validation ou sur son échéance par un e-mail d’alerte. Cette visibilité totale sur ce que fait chaque acheteur au sein de l’outil, donne à son administrateur central une traçabilité et un historique sur chaque événement de gestion de contrat effectué. « L’idée de départ était de se doter d’un système, rapide à mettre en œuvre, capable de centraliser nos quatre principaux process de gestion des contrats fournisseurs, qui vont de leur préparation à leur terme. A commencer par la gestion des plans d’actions (analyse de la famille de produits, des fournisseurs, du marché…) préalables à l’établissement des contrats, du circuit de validation des contrats, puis de leur publication (une fois signés) dans une base de données, et enfin du suivi de leur vie jusqu’à leur échéance », souligne Laurent Guthmuller.

Demain, un portail d’achats

Auparavant, le département Achats de l’entreprise gérait séparément ces process sur trois outils bureautiques de base, un tableur Excel pour les plans d’action, un site Intranet pour la publication des contrats finis, et une messagerie Outlook pour le rappel d’échéances. « Notre intranet, sorte de système de gestion électronique de données (GED) ne permettait que de publier les contrats signés, entraînant une lourdeur administrative dans leurs mises à jour. On ne pouvait pas non plus y gérer leurs encours, ni avoir une visibilité sur leurs caractéristiques, ni partager les informations entre acheteurs », expose-t-il. Pour répondre à ces problématiques, le service Achats d’Eiffage Construction a ainsi commencé à chercher début 2011 une solution logicielle collaborative, transparente et centralisée. Il l’a trouvée mi-2011 près de Lyon, avec l’éditeur GAC Technology qui propose une application en mode SaaS, accessible à toute la communauté d’acheteurs de l’entreprise par Internet. « Nous payons un abonnement à l’usage par contrat actif et par an », glisse Laurent Guthmuller. Les deux partenaires ont alors débuté leur coopération dans le test de l’outil fondé sur les besoins d’Eiffage par des paramétrages spécifiques et rapides. « C’est dans cette phase de démarrage du logiciel, opérationnel en seulement trois mois, que nous nous sommes aperçus que cet outil pouvait accompagner notre propre évolution de compétences en matière de gestion de contrats fournisseurs », explique-t-il. Et c’est en éprouvant, récemment, la solution sur la gestion des plans d’actions de préparation des contrats que l’entreprise l’a jugée tellement concluante qu’elle compte passer, dès cette année, au stade supérieur. « L’outil nous a ouvert l’appétit pour passer à une solution complète de plus grande envergure, soit un grand portail d’achats pourvu de fonctions supplémentaires de gestion des tarifs, de recherche en ligne multifournisseurs, de gestion des appels d’offres et de sélection de fournisseurs pour les convertir ensuite en contrats d’achats », révèle-t-il. Eiffage Construction lancera donc, cette année, un appel d’offres pour choisir un éditeur spécialisé dans les grands portails d’achats, afin de se doter d’une solution adéquate à ses nouveaux besoins. « Cet outil nous aidera à gagner davantage en temps administratif dans la gestion des contrats ainsi que dans la recherche et la publication de tarifs unitaires des fournisseurs. On va passer d’une gestion documentaire à un catalogue de prix », conclut Laurent Guthmuller.

Une bibliothèque partageable

Si les engagements contractuels et non contractuels pris par les entreprises privées et publiques (contrats, contrôles, obligations réglementaires…) sont de plus en plus nombreux, force est de constater que peu d’entre elles ont mis en place des solutions permettant d’en avoir une vision globale. L’éditeur GAC Technology s’est engouffré dans la brèche en aidant les entreprises à piloter leur gestion d’actifs et à en faire l’inventaire. « Notre offre, en mode SaaS, sert à embarquer une expertise métier dans une solution générique évolutive et collaborative, qui reste simple d’utilisation », indique Jean-Charles Martin, directeur commercial de GAC Technology. Leur logiciel sert à créer une bibliothèque d’engagements, paramétrer et suivre des indicateurs classiques et spécifiques. Il génère des tableaux de reporting et des graphiques cumulant divers indicateurs sur les établissements et sur les périodes choisies…  Cette base d’informations commune et partageable  répond ainsi aux exigences financières et organisationnelles des directions, qui cherchent toujours  à maîtriser les coûts comme à anticiper les échéances,  ou encore à maîtriser les risques…


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