La DSI de Vinci Energies choisit Wrike pour la gestion transverse de ses projets IT

La Direction des Systèmes d’Information de Vinci Energies a annoncé le 25 juin dernier avoir choisi la plate-forme collaborative Wrike pour la gestion transverse de ses projets IT. 

Sébastien Brault, Data Integration Manager à la DSI de VINCI Energies

Branche du groupe Vinci, Vinci Energies intervient dans les infrastructures d’énergie, de transport et de communications, dans I ’industrie, la construction et les systèmes d’information, et a pour mission d’accélérer le déploiement des nouvelles technologies pour concrétiser deux évolutions majeures : la transformation numérique et la transition énergétique. Employant 77.300 collaborateurs pour un chiffre d’affaires de 12,7 milliards d’Euros en 2018, la société rassemble 1.800 entreprises dans 53 pays, fédérées autour de cinq marques mondiales : Actemium, Axians, Citeos, Omexom et VINCI Facilities.

Une des directions de la DSI chargée du développement et de la maintenance des applicatifs de gestion de l’ensemble des entreprises de VINCI Energies, utilise la plate-forme Wrike depuis un an. Auparavant, chaque équipe était libre d’utiliser la solution collaborative de son choix, ce qui avait pour résultat une grande diversité en termes d’outils. Des processus manuels étaient également employés pour la gestion des projets, tels que des tableurs Excel.

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« Nous souhaitions disposer d’un seul outil pour l’ensemble de nos projets, » indique Sébastien Brault, Data Integration Manager à la DSI de Vinci Energies. « Nos collaborateurs travaillent souvent dans différentes équipes, et devaient donc se former sur plusieurs outils différents. » En outre, les projets IT de la société sont souvent transverses, et la capacité de gérer des projets de ce type avec plusieurs équipes avec une seule et même interface était importante pour l’organisation. Enfin, la DSI de Vinci Energies étant répartie sur plusieurs sites en France et à l’étranger, une plate-forme capable de gérer de façon transparente des utilisateurs distants était un prérequis. 

La plate-forme Wrike répondait d’emblée à tous ces critères. Mais à la différence d’autres solutions testées, elle sortait du lot grâce à son ergonomie et sa souplesse, avec des fonctionnalités de paramétrage et de personnalisation à tous les niveaux. « Nos équipes ne fonctionnent pas toutes de la même manière, certaines fonctionnent en mode agile, d’autres en cycle en V et d’autres encore sur la base de simples listes de tâches, » note Sébastien Brault. « Wrike s’adaptait aux méthodes de travail de chacune d’entre elles. »

Une fois la solution choisie au printemps 2018, dans un premier temps 5 équipes représentant près de 100 utilisateurs ont entrepris leur migration vers l’outil. Un programme de conduite du changement a été mis en place en interne avec plusieurs chefs de projet référents, accompagnés par les équipes Professional Services de Wrike pour le paramétrage de la plate-forme et la formation aux principales fonctionnalités de la solution.

Le bouche à oreille a ensuite fait son chemin, le retour des premières équipes utilisatrices étant très positif. Aujourd’hui, la plate-forme compte déjà 250 utilisateurs quotidiens au sein de la DSI, chiffre qui devrait augmenter progressivement au cours des prochains mois. De nombreuses équipes de la DSI travaillant en mode agile, les tableaux de bords personnalisés de Wrike sont largement utilisés. « Grâce à cette fonction, chaque membre de nos équipes peut visualiser facilement et en temps réel le programme de ses tâches pour les différents projets auxquels il participe, » confirme Sébastien Brault. « En tant que manager, j’utilise également les tableaux de bord pour suivre les tâches en retard, mais aussi les tâches non assignées ou encore les backlogs. »

Par ailleurs, de nombreux projets étant structurés de la même manière, une série de modèles génériques de projets ont été créés au sein des équipes, qui peuvent être dupliqués et permettent aux chefs de projet de gagner du temps. D’autre part, certaines équipes ont intégré Wrike avec Microsoft Teams et utilisent conjointement les deux solutions.

Au bout d’un an d’utilisation, la plate-forme Wrike a permis à la DSI d’améliorer considérablement sa visibilité sur l’avancement des projets, en particulier ceux impliquant des équipes transverses. Des reporting par projet sont désormais possibles et peuvent être automatisés. Le nombre d’e-mails transmis au sein des équipes utilisatrices a été réduit de moitié, et chaque collaborateur a une vision claire du nombre et de l’importance des tâches qui lui sont assignées au quotidien, projet par projet. 

Enfin, grâce au pilotage des ressources via la fonction Charges de travail de Wrike, la DSI de Vinci Energies peut désormais planifier les tâches assignées jour par jour et non plus à la semaine. « Depuis un an, » conclut Sébastien Brault, « le retour d’expérience nous a montré qu’une formation de 1h30 en moyenne suffit pour prendre en mains l’outil Wrike, ce qui témoigne de la simplicité de son adoption. »


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