Jean François Ode, Directeur des Ressources Humaines du groupe Aviva France, a mis en place des dispositifs pour accompagner les collaborateurs dans la gestion de la crise. Il a prévu une série de mesures pour organiser le déconfinement dans les meilleures conditions.

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Alliancy. Quelles mesures avez-vous pris dès le début de la crise ?

Jean François Ode. Le 5 février, nous tenions déjà notre premier comité de pilotage de la crise covid car une semaine plus tôt nous avions déjà eu les informations sur cette crise de la part de nos collègues en Asie. Nous avons donc pu prendre de l’avance sur les mesures de sécurité à mettre en place. 

Ainsi, depuis le 18 mars, la majorité de nos collaborateurs sont en télétravail, à l’exception du personnel en charge du courrier par exemple. Au début, il était clair que nous ne pouvions pas exiger des parents de jeunes enfants le même engagement à domicile. Idem pour ceux qui ont dû s’occuper de personnes âgées dans leur famille. Donc nous avons proposé de réduire de 10 à 50% le temps de travail, sans aucun impact sur le salaire.

Nous avions aussi pu prévoir la capacité vpn suffisante pour le télétravail, car cela était déjà organisé depuis la grève des transports de décembre. Ainsi, le 18 mars, nous avions plus de 2900 connexions en simultané sur notre infrastructure de postes de travail virtuels (VDI)

Depuis plus d’un an tous les collaborateurs ont eu un smartphone en complément de leur ordinateur portable. En fait, ce que le covid a accéléré c’est surtout le déploiement d’équipement pour les collaborateurs travaillant au sein de nos plateformes téléphoniques.

Avez-vous eu des cas de covid déclarés ?

Jean François Ode. Nous avons eu au total 69 cas de suspicions de covid et 2 collaborateurs hospitalisés. Pour repérer les personnes infectées, nous leur avons demandé de nous prévenir pour informer leurs collègues proches et désinfecter les espaces de travail qu’ils ont utilisé.

Quand avez-vous mis en place le déconfinement ?

Jean François Ode. Nous avions prévu notre déconfinement le 11 mai mais en raison de problèmes de livraison de masques et de gel hydroalcoolique, nous l’avons repoussé au lundi d’après. Nous avons donc eu plus de temps pour présenter le plan de déconfinement à l’ensemble des managers qui l’ont ensuite décliné aux collaborateurs. Ils nous font aussi remonter les questions éventuelles.

Nous avons beaucoup rassuré les collaborateurs en rappelant que 80% d’entre eux vont rester en télétravail et qu’un process très précis a été prévu pour mener ce déconfinement de manière progressive. Nous avons aussi informé que les personnes fragiles (malades, handicap…) sont exclues de ces mesures de déconfinement. Même chose pour les parents ou ceux qui ressentent une crainte à l’idée de prendre les transports en commun. Nous préférons des collaborateurs qui sont à l’aise pour venir travailler sur site et donc ok avec cela. A l’inverse et sans avoir à expliquer leurs motifs, ceux qui veulent rester en télétravail le peuvent. .

Concrètement, quelles mesures avez-vous pris pour assurer ce déconfinement ?

Jean François Ode. Dans nos espaces, organisés depuis deux ans en flex office, nous avons décidé de mettre à disposition des chevalets pour que les collaborateurs puissent personnaliser leur espace de travail (suspension du flex-office). Le ratio est de quatre bureaux pour un seul collaborateur, soit 15m² par collaborateur.

Dans les restaurants et cuisines d’entreprise, il est prévu 4 places pour une personne et des marquages au sol pour gérer les flux. Certains escaliers seront aussi réservés pour monter et d’autres pour descendre, afin d’éviter les croisements. Et enfin les ascenseurs vont s’arrêter soit à tous les étages pairs, soit impairs, pour que personne n’ait à toucher les boutons.

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Pour qu’un collaborateur puisse revenir au bureau, il devra soit échanger avec notre médecin du travail à travers un questionnaire un questionnaire envoyé sur une adresse mail non pas interne mais prévue par notre partenaire de santé du siège. Notre délégué à la protection des données (DPO) a aussi garanti la confidentialité des informations récoltées. Pour la province compte tenu de la mobilisation de la médecine du travail dans certains hopitaux à la demande de l’ARS, les collaborateurs douvent consulter leur médecin pour savoir si il n’y a aucune contre-indication liée à leur retour. Nous demandons un simple certificat sur l’honneur qui atteste que le collaborateur a effectivement consulté un spécialiste qui a confirmé qu’il pouvait retravailler. Nous ne demandons aucun justificatif officiel car nous pensons que le déconfinement doit être également basé sur la confiance. 

Est-ce que le déconfinement s’est passé comme prévu ? 

Jean François Ode. Oui, aujourd’hui je suis plutôt rassuré. Toutes nos mesures ont fonctionné et environ une centaine de personnes sont venues au travail. Chaque semaine nous réalisons un baromètre social et j’ai constaté en fin de semaine dernière que le thème du déconfinement avait disparu des verbatim. Nous avons rassuré sur ce point.

Mais il reste quelques inquiétudes comme le fait que les enfants n’aient pas repris l’école ou encore la peur des transports en commun. Encore une fois : nous n’obligerons personne à venir sur son lieu de travail. Si nous atteignons un taux de présentiel autour des 30% d’ici septembre, c’est largement satisfaisant.

Peut-on parler d’un retour à la normale ?

Jean François Ode. Il y a tout de même une ambiance particulière au travail : les locaux sont plutôt vides et le personnel de ménage a été renforcé notamment pour désinfecter les surfaces. Cela peut être perçu comme un environnement proche à celui de l’hôpital. Mais c’est aussi l’image d’une entreprise qui prend soin de ses collaborateurs. 

Face à cette frustration de ne pas retrouver la même convivialité au travail, nous allons devoir nous réapproprier notre environnement professionnel et nos gestes de vie quotidienne. Aujourd’hui c’est encore vécu comme une contrainte mais il faut un temps pour s’y habituer. Nous devons nous adapter à un environnement de travail identique à celui d’hier mais dont les règles pour y vivre ont changé