La licorne* française en devenir, Doctolib, choisit Workday pour gérer en partie ses ressources humaines. L’occasion pour l’éditeur américain d’inviter Matthieu Birach, Chief People Officer du leader français de la prise de RDV médicaux, à échanger sur l’importance d’un tel outil à l’heure du tout-numérique.

Après cinq ans dans le secteur des fusions-acquisitions et deux ans en tant que directeur général d’une foodtech européenne (Take Eat Easy), Matthieu Birach a rejoint Doctolib en 2016, d’abord en charge des opérations internationales avant d’être nommé « Chief People Officer » (« pour embarquer les gens ! ») du groupe et d’en intégrer le comité de direction. DR

D’une dizaine de salariés à sa création il y a six ans, à 850 collaborateurs environ aujourd’hui, Doctolib mène bon train ! D’ici deux à trois ans, la société envisage même de recruter plus de 1 000 personnes, en vue de son fort déploiement envisagé à l’international… On ne l’arrête plus.

Matthieu Birach, Chief People Officer de Doctolib, doit donc savoir gérer en parallèle (avec ses équipes d’une cinquantaine de personnes), des recrutements et des intégrations… massifs et continus. D’où l’importance pour Doctolib de s’équiper aujourd’hui de nouvelles solutions de gestion des talents et RH au sens large, en choisissant Workday, comme d’autres solutions.

« Cette croissance et hyper-croissance impose un management RH important », explique le dirigeant, qui rappelle les particularités du leader français de la prise de RDV médicaux « de vouloir porter un vrai projet d’entreprise et devenir le leader incontesté dans son secteur, avec toujours les mêmes valeurs humanistes ».

Vis-à-vis des talents, les challenges sont donc multiples : « Comment on les attire… on les accueille… on les intègre… on les motive… on les forme ? En trois ans, Doctolib est passé de 200 à plus de 800 personnes, rappelle-t-il, pour atteindre les 1 000 salariés en fin d’année. Il nous fallait de nouveaux outils pour conserver notre agilité et plus d’efficacité opérationnelle. » L’acquisition l’an dernier de MonDocteur en a surtout été le déclencheur, quand il a fallu intégrer d’un coup 150 collaborateurs…

En matière d’intégration par exemple (entre 40 et 50 personnes par mois + les mobilités), la société dispose de sa « Doctolib Académie », un programme de formation à l’entrée pour tout nouvel arrivant d’une durée de deux semaines, période durant laquelle la principale mission (« améliorer le quotidien des patients et professionnels de santé ») et les valeurs (Spaah**) de l’entreprise sont rappelées, comme sont détaillées ses méthodes agiles et collaboratives de travail.

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Si cette vision RH existe à court et moyen terme, la volonté chez Doctolib est surtout d’y aller par étapes en regardant dans le détail toutes les solutions logicielles proposées par le marché. « En plus de l’agilité et de l’évolutivité d’une solution du fait de notre internationalisation, nous cherchons d’abord la meilleure expérience utilisateur de bout en bout », insiste-t-il.

L’accompagnement d’un intégrateur indispensable

Une première brique Workday a été implémentée cette année en 3-4 mois : elle inclut toutes les informations classiques sur les collaborateurs (identité, situation, salaires, évolution…), dont la moyenne d’âge est de 28 ans. « Cela a surtout permis une uniformisation des données, une vision complète de l’organisation et facilitera la gestion des campagnes d’augmentation, que l’entreprise mène deux fois par an pour différentes équipes. »

En ce sens, la solution de Workday apporte nativement des fonctions d’analyse décisionnelle pour tous les processus grâce aux multiples indicateurs proposés. L’utilisateur peut évidemment piloter le nombre de recrutements par poste, par région, par typologie de profils… et comparer les rémunérations ; tout comme il peut adapter ses critères en fonction de la diversité souhaitée !

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Une deuxième brique a été ajoutée d’interfaçage entre Workday et le logiciel de paie (ADP). Une troisième le sera prochainement et concernera la formation et le management de la performance. D’autres solutions existantes chez Doctolib (de Talent Management et pour le recrutement) devront également évoluer, mais aucune décision n’est prise pour l’instant.

Si le déploiement de ces premières briques s’est fait très rapidement, tout n’a pas pour autant été facile. « Ce n’est pas un déploiement léger, reconnaît Matthieu Birach. Il faut être accompagné [ce fut EverB dans leur cas] et monter une équipe projet en interne. C’est un changement des usages conséquent pour tous les managers. Cela nécessite de la formation si on veut du côté RH disposer d’un outil renseigné au mieux et en continu. » Un expert Workday vient d’ailleurs d’être recruté en interne pour suivre cette problématique.

Sous peu, Doctolib aménagera dans de nouveaux locaux à Levallois-Perret. Un déménagement indispensable au vu de l’hyper-croissance. « Nous avons travaillé avec les équipes pour imaginer les espaces, raconte-t-il. Il y aura beaucoup de salles projets, de différentes tailles, où l’on pourra même écrire au mur par exemple. Nous souhaitons aussi mélanger les équipes, qui passeront un tiers de leur temps avec les autres et deux tiers avec leurs collègues habituels… », sachant que chez Doctolib, tout est dans le Test & Learn, quitte à se réadapter si ce n’est pas convaincant.

* Le terme « licorne » est utilisé pour désigner une start-up, originellement de la Silicon Valley, valorisée à plus d’un milliard de dollars.

** SPAAH : Service (fournir un service hors du commun) ; Passion (prendre toujours du plaisir) ; Ambition (n’avoir aucune limite) ; Attaque (être déterminé, réussir par la porte ou par la fenêtre) et Humilité (être à l’écoute et se remettre en question).