[Tribune] Quand les scénarios préétablis préparent la meilleure adaptation possible au monde réel

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François Cadillon, vice-président, Europe Continentale de Workday[/caption]

La pandémie a renforcé une tendance de fond au sein des comités exécutifs des grandes entreprises. Confrontés à des paramètres d’exploitation en changement perpétuel, il s’agit de préparer de multiples scénarios d’activité en se basant sur les expériences passées, mais aussi en ne s’interdisant pas de considérer des situations extrêmes.

Ces scénarios incluent non seulement l’état global de l’économie, mais surtout l’état de la demande finale, la disponibilité des approvisionnements, y compris ceux des secondes sources, les capacités de production et de livraison, voire les capacités de recrutement. L’évolution des taux d’intérêt, de la disponibilité du crédit et du rythme d’inflation sont aussi pris en compte.

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Les impacts croisés de ces paramètres multiples déterminent l’orientation du volume d’affaire d’une entreprise, mais aussi sa capacité à dégager des bénéfices. On parle là d’un tableau de pilotage complet, capable d’intégrer plusieurs variables. Jusqu’à un passé récent, ce pilotage était forcément lapidaire, sinon incomplet, car basé sur l’utilisation de tableurs. On extrayait quelques données supposées pertinentes du système d’information et on les travaillait, parfois à plusieurs, sur un tableur pour en tirer des scénarios valables.

Le procédé était loin d’être satisfaisant, car les tableurs de type Excel ont été inventés comme outil de productivité personnel. Ils ne disposent pas de la capacité à travailler en mode collaboratif et sont généralement limités à deux dimensions. Intégrer les variables d’activité des métiers d’une entreprise étendue, y compris les fournisseurs et les clients, est forcément voué à l’échec avec un tableur. Par ailleurs, extraire des données d’un système d’information ancien, basé sur de multiples serveurs appartenant à l’entreprise n’est pas un exercice de tout repos. De fait, le temps passé à collecter les données est souvent quatre fois supérieur au temps passé à les analyser.

Cependant, l’arrivée de progiciels de gestion basés dans le cloud et, surtout élaborés pour une utilisation dans le cloud, a changé radicalement la situation. Le cloud apporte la fluidité nécessaire aux partages d’informations pertinentes ; il permet à toute l’entreprise de travailler sur les mêmes données et de parler le même langage, notamment celui des chiffres. Lorsque les ressources humaines envisagent plusieurs recrutements pour soutenir la croissance d’une entité, la vision complète de cette décision ne s’arrête pas seulement à l’augmentation future de la masse salariale. Elle comprend aussi le coût de l’on-boarding, le coût d’équipement des personnes recrutées, leur installation dans des bureaux ou des sites de production, voire des variations potentielles sur le coût du télétravail, des pics d’activité ou autres éléments.

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Cette vision complète rend possible l’élaboration à l’avance d’une centaine de scénarios d’activité en jouant sur les différents curseurs d’une entreprise. Pertinente sur le couple finance-RH, cette préparation l’est aussi sur trio finance-RH-chaîne logistique, voire sur le quatuor formé en y ajoutant l’organisation de la force commerciale. Précisons que ces scénarios établis utilisent la somme d’intelligence des expériences passées pour proposer des réponses sensées à diverses questions : comment ajuster ses capitaux permanents si on anticipe une remontée des taux d’intérêt ? Comment trouver une nouvelle source d’approvisionnement si un fournisseur critique est défaillant ? Comment déterminer de nouveaux trajets de livraison si un moyen de locomotion n’est plus disponible ? Comment recruter de nouveaux talents en période de pénurie, ou de concurrence acerbe ?

Le choix des réponses ad hoc à telle ou telle situation permet de mettre en œuvre le meilleur scénario donné tout en sachant qu’il évoluera au fil du temps. L’avantage des progiciels de gestion dans le cloud est de pouvoir être configurés puis reconfigurés à la volée pour s’adapter en permanence aux conditions d’exploitation. C’est devenu un prérequis pour les entreprises qui souhaitent non seulement survivre, mais croître dans des environnements instables. C’est aussi une demande de leurs actionnaires et de leurs employés.