Toute entreprise a besoin de visibilité sur tous les éléments qui constituent son infrastructure informatique. Il importe donc d’en dresser un inventaire et de l’actualiser régulièrement pour tenir compte de leur évolution rapide et incessante. Or, l’usage de tableaux Excel pour ce faire pèche par son manque de flexibilité et favorise la commission d’erreurs, sans parler des coûts importants à engager pour garder les données à jour. Fort heureusement, il existe désormais une solution pour gérer des inventaires et résoudre les problèmes d’automatisation.

L’uniformité de l’attribution des références d’inventaire, grâce auxquelles on peut identifier sans risque d’erreur un appareil où qu’il se trouve dans l’entreprise, est la condition préalable à l’automatisation du traitement des données. Cela englobe non seulement l’étiquette d’inventaire figurant sur l’appareil, mais aussi l’accès à ce dernier via le réseau, le ticket du centre d’assistance, les jeux de données de gestion des actifs et le logiciel de comptabilité.

Alors, comment fonctionne l’inventaire automatique ?

Grâce à un outil de détection, le réseau est passé au crible à intervalles réguliers. Lors de ces analyses, les informations relatives au matériel enregistré sur le réseau – y compris leur configuration et système d’exploitation – sont consignées et conservées dans des registres de gestion des ressources. Des attributs supplémentaires peuvent être ajoutés manuellement.

Ce faisant, l’entreprise a automatiquement accès à davantage de données à jour, ce qui réduit la fréquence des erreurs et l’importance des coûts engagés. Et il faut que l’inventaire soit tenu à jour et exact pour que l’on puisse en tirer pleinement parti.

1. Réparer rapidement un appareil rencontrant un défaut

Que se passe-t-il quand le clavier d’un ordinateur portable se fige ? Outre une description du problème rencontré, l’utilisateur indique son numéro d’inventaire à l’assistance technique. Cela permet aux techniciens d’obtenir d’autres renseignements sur l’appareil comme sa date d’achat, ses caractéristiques matérielles, la garantie dont il bénéficie éventuellement, ses instructions de maintenance, son numéro de série, le numéro de commande afférent ou les liens directs pour obtenir la facture qui y est associée.

Ces informations peuvent servir à identifier les sources d’erreur potentielles et à faire jouer la garantie du fabricant ou le contrat de maintenance passé avec lui. Cela évite à toutes les parties prenantes des allers-retours aussi incessants qu’inutiles entre fabricants, assistance technique et utilisateur, ce qui permet à ce dernier d’obtenir de l’aide plus rapidement.

2. Dénichez le meilleur appareil de remplacement

Tout équipement a vocation à être tôt ou tard remplacé, généralement au terme de son cycle de vie informatique. Certains appareils doivent être réinitialisés plus tôt que d’autres, notamment à la suite d’un vol ou d’une panne complète. C’est précisément dans ces moments-là qu’un inventaire facilite et accélère la reprise des processus.

Dans un tel scénario, le service comptabilité est immédiatement informé et l’appareil bloqué par l’administrateur – a fortiori s’il s’agit d’un vol, auquel cas il est indispensable de réagir dans les plus brefs délais. Faute de faire le nécessaire pour limiter les risques, les données relatives aux clients, les informations confidentielles de l’entreprise et le respect des règles de conformité peuvent être menacés.

Si l’on dispose d’un inventaire à jour, on peut alors envoyer sans perdre une seconde des informations détaillées, en vue d’un remplacement rapide. Les équipes d’assistance recherchent dans les stocks de l’entreprise les appareils susceptibles de correspondre aux caractéristiques recherchées (système d’exploitation, RAM…) et transmettent ces informations au service des achats.

3. Optimisez la répartition du matériel dans l’entreprise

La transparence contribue également à la prévention du gaspillage de ressources : un employé qui travaille sur un ordinateur lent va perdre du temps, de même qu’un collaborateur qui utilise un appareil défaillant sera incapable d’avancer. En remplaçant les ressources matérielles, on peut optimiser la productivité des salariés et éviter de racheter sans cesse des appareils onéreux.

L’attribution des appareils aux divers services et collaborateurs contribue aussi à la bonne gestion du matériel dont l’entreprise est propriétaire. Là encore, cela permet de limiter la fréquence des réparations et des achats. Parfois, on s’aperçoit que certaines machines ne servent à personne. Et comme leur référence d’inventaire est systématiquement connue, il est plus facile de les réaffecter.

4. Réduisez les coûts de main-d’œuvre, des achats à la comptabilité

La tenue d’un inventaire rigoureux et fréquemment réactualisé facilite aussi la prise de décision au sein de l’organisation. Les données de configuration recueillies peuvent être réutilisées à bon escient en mettant en place des interfaces à divers points de l’entreprise :

• Pour les solutions d’inventaire et de gestion des ressources, qui gèrent aussi les appareils et outils nécessitant un accès réseau au sein du bâtiment
• Pour la gestion des contrats, où les contrats d’achat et de maintenance sont gérés
• Pour la gestion des achats et l’organisation

Le système de comptabilité profite également de l’existence d’un inventaire : normalement, les références que le service informatique attribue ou gère correspondent à celles enregistrées dans le système comptable. On peut ainsi identifier clairement une ressource parmi l’ensemble des actifs fixes. Si un appareil doit être évalué, détruit ou vendu, le service comptabilité doit en être informé et connaître sa référence dans l’inventaire.

5. Déploiement de logiciels

Un inventaire permet de déterminer plus facilement les besoins logiciels futurs et d’anticiper le déploiement de nouveaux programmes, mises à jour et correctifs. Il apporte des réponses à des questions comme : « Quels ordinateurs me faut-il pour faire tourner ce nouveau logiciel ? » ou « Faut-il mettre à niveau la RAM des PC de l’entreprise ? » Dans ces situations, il est utile de savoir quel ordinateur a besoin d’être remis à niveau pour un usage particulier.

6. Réduisez vos coûts de licence

La gestion des licences logicielles est devenue une affaire éminemment complexe. Il faut non seulement savoir combien d’ordinateurs on possède et à quelles fins on s’en sert, mais aussi connaître le système d’exploitation installé sur chaque machine. Pour couronner le tout, il y a pour chaque OS une kyrielle de modèles de licence qui prennent en compte toutes sortes d’indicateurs. Aussi est-il nécessaire de tenir régulièrement un inventaire pour vérifier que l’entreprise ne gaspille pas de ressources dans des licences qui excèdent ses besoins.

En souscrivant le juste nombre de licences, on s’épargne à la fois des frais et des tracas. Le premier réflexe est de résilier les licences inutilisées, ce qui réduit mécaniquement les dépenses. Pour autant, il est capital de viser juste, car l’entreprise s’expose à de lourdes pénalités si l’éditeur avec qui elle a contracté réalise lors d’un audit qu’elle utilise plus d’installations que sa licence ne l’y autorise. De fait, disposer d’une vue d’ensemble a aussi l’avantage de permettre au service des achats de négocier plus facilement avec les éditeurs de logiciels.

En somme, on observe que :

Plus vous en savez sur les équipements dont vous disposez, mieux vous êtes armé pour en tirer le meilleur parti et économiser les ressources de l’entreprise. Tenir un inventaire est encore le meilleur moyen de rationaliser les processus métiers et l’affectation des ressources. Fort d’une solution de ce type, vous aurez toutes les cartes en main pour gérer vos missions avec sérénité et assurance.