Licence ou mode SaaS, mutualisation des achats… quelle solution retenir en matière d’achats hors production ? Dans une entreprise, le déploiement d’un logiciel d’achat doit être pensé très en amont pour réaliser les meilleures économies.

Un logiciel garantit en principe une rationalisation des dépenses, donc un gain direct.
« Mais celui-ci est difficile à quantifier précisément, explique Renaud Perriguey, chef de projet IT chez Technip. Dans notre groupe, les conditions d’achats sont assez différentes d’un projet à l’autre. Les gains découlent principalement d’un élargissement du panel de fournisseurs consultés, permettant d’obtenir les meilleures conditions de prix, de qualité et de délai. Ceci est rendu possible par la base commune de données “ fournisseurs”, intégrée à l’outil. Les départements achat du groupe l’enrichissent régulièrement. C’est également rendu possible grâce au partage d’informations entre toutes les parties prenantes d’un projet. » Le secret de la réussite, lors du déploiement d’un logiciel d’achat dans l’entreprise, est « d’associer le plus en amont possible le support technique avec les utilisateurs, ainsi que les relais régionaux », témoigne Didier Decelle, délégué à la performance et aux systèmes d’information chez EDF.
Avec ses 165 000 salariés et 10 milliards d’euros d’achats annuels, l’énergéticien public a fait le choix de la dernière version du logiciel de gestion d’achats Ivalua Buyer, la V8 : « Il a fallu former les utilisateurs et traduire le document de base pour nos filiales en Hongrie ou en Pologne. »
Ces contraintes intégrées, Didier Decelle propose une image toute personnelle pour qualifier l’utilisation de ce nouvel outil : « C’est un peu comme une greffe dans notre système informatique. Les informaticiens sont nos jardiniers et ils doivent connaître à la fois l’arbre et le greffon. »

Définir le périmètre du projet
Dans un registre moins horticole, Aéroport de Paris (ADP) justifie le même choix un peu différemment : « Nous avons opté pour le mode SaaS [Software as a Service], car il permet à la direction des services informatiques de s’affranchir des difficultés liées à l’intégration », note Renaud Rebitz, responsable de projets achat pour ADP. Mais, comme pour Didier Decelle, l’intégration très en amont d’un logiciel de gestion d’achat est la clé de la réussite : « Ce travail en amont permet de définir le périmètre du projet avec le management et les utilisateurs. Il nous a fallu un an pour y parvenir. »
Renaud Perriguey a, lui, opté pour la licence : « Le mode SaaS n’était pas développé lors de la mise en œuvre de notre projet en 2007. Surtout, Technip souhaite garder la maîtrise de ses données les plus sensibles. »
Le choix de cette solution a été longuement mûri : « Nous avons étudié vingt-cinq outils du marché en 2006. Parmi les trois solutions du panel final, Ivalua a été retenu car il était préféré d’un panel interne d’utilisateurs en termes d’ergonomie, et cet éditeur a été le plus apte à répondre précisément à nos besoins fonctionnels spécifiques. » Ivalua, leader français du secteur et troisième mondial, propose depuis peu la nouvelle version de son logiciel d’achat. 
La précédente couvrait l’ensemble des fonctions d’achat d’une entreprise : gestion des contrats, relationnel avec les fournisseurs (la mise à jour des catalogues fournisseurs est automatique à partir de formats hétérogènes) ou l’e-procurement, comprenez : le processus de commandes et d’approvisionnement. 
Nouveautés de la V8 : l’analyseur graphique a été repensé pour accorder davantage de places aux données graphiques. L’évaluation des fournisseurs peut être paramétrée, la fonction RFI (Request for Information) fait l’objet d’un nouveau module plus facile à utiliser. Enfin, l’enrichissement des données fournisseurs a été amélioré, de même que la charte graphique, car, dans ce domaine comme dans d’autres, il faut pouvoir séduire un responsable achat… Le résultat d’un travail mené conjointement avec les utilisateurs, note Gérard Dahan, directeur zone Europe d’Ivalua : « Cette solution permet rapidement un gain important en globalisant les achats, de l’ordre de 10 à 15 %. »

Un renouvellement des modèles
Après une croissance supérieure à 4 % en 2011 du marché des ERP (Enterprise Resource Planning) et des logiciels de gestion, celui-ci semble être parvenu à un palier. Sébastien Lamour, consultant chez IDC Research, estime néanmoins que « ce marché parvientà renouveler ses modèles. En période d’austérité économique,la croissance globale est très faible, mais la dynamique reste positive grâce à l’apparition de solutions verticales, la diffusion de la mobilité, le développement des modèles SaaS ou encore l’importance des solutions analytiques qui ont eu un impact significatif et positif sur la dynamique des acteurs des ERP et des logiciels de gestion ».

Une étude, menée par IDC en 2012, montrait que 12 à 19 % des entreprises entendaient consacrer un budget d’investissement aux logiciels de gestion (dont les achats), et 22 à 29 % d’entre elles envisageaient d’inclure un mode SaaS. Transfuge d’Ariba, l’un des leaders du secteur, Gérard Dahan observe l’engouement pour le SaaS : «Chez Ivalua,la proportion en faveur de ce mode d’utilisation a radicalement évolué sur les deux dernières années. 80 % des clients font appel au SaaS actuellement.» Chez l’éditeur français Qualiac, ce mode est présent à plus de 50 %, à entendre Nicolas Dalbignat, chef des ventes : « De nombreux clients externalisent Qualiac Achats, via un cloud privé. L’outil est alors paramétré selon le processus fonctionnel du client et son déploiement est immédiat. » 
Les principaux éditeurs de logiciels de gestion d’achat rebondissent en premier lieu à partir des solutions existantes. C’est le cas d’Ivalua.
Chez Qualiac, Nicolas Dalbignat envisage d’autres relais : en premier lieu, « l’évolution réglementaire pour les établissements publics à caractère industriel ou commercial. La nouvelle norme comptable, impose davantage de transparence et de suivi à la fonction achat ». Qualiac a donc fait évoluer son offre d’ERP et propose un progiciel dédié aux « flux financiers et flux physiques » du secteur public. A cela s’ajoutent des ambitions à l’international, via plusieurs joint-ventures : l’Amérique du Nord, avec la société américaine Synoptec, et les pays de l’Est (Pologne, Roumanie). Les clients de cette société auvergnate (sa R&D est basée à Aurillac) croisent tous les secteurs : industrie ou services, publics ou privés. Parmi eux, la Société du Grand Paris ou l’Ineris. Le profil type d’un client Qualiac ?
« Une société française importante disposant d’une soixantaine de sites dans le monde et de plusieurs centaines d’utilisateurs », détaille Nicolas Dalbignat. Parmi eux, Diane Querenet, responsable du contrôle interne en gestion et finances chez Pages Jaunes (1 milliard d’euros de chiffre d’affaires pour 4 500 salariés), qui a opté pour leur solution en 2000 : « Nous avions le choix entre un gros éditeur américain et un petit français ».

C’est finalement l’éditeur Qualiac qui décrochera le marché. « Voir plusieurs de leurs clients satisfaits nous a largement convaincus. De plus, disposer d’une hot-line en français est très appréciable », souligne Diane Querenet.
Pour les PME, la question des achats de fournitures va souvent de pair avec une forme de dépendance à l’égard des fournisseurs. Sans aucune maîtrise sur les prix, elles subissent les tarifs proposés.
Elles peuvent alors passer par la mutualisation. La plateforme HA+PME permet de réaliser des gains de 10 à 58 % sur les charges des entreprises.

 

Photo : Ivalua

Cet article est extrait du n°6 d’Alliancy, le mag – Découvrir l’intégralité du magazine