120 ans après son invention, et contre toute idée reçue, le fax est toujours au goût du jour. Depuis que Noah S. Amstutz a déposé le brevet de son électro-autograph, plus connu aujourd’hui sous le nom de fax, les choses ont bien changé et sa technologie a largement évolué. Les grosses machines consommatrices d’encre et de téléphonie ont quasiment disparu de l’entreprise, mais l’immense majorité d’entre elles continuent à envoyer et recevoir des fax. Méconnaissable, le fax connait une seconde jeunesse, grâce à deux facteurs clés : son adaptation au monde digital et sa valeur juridique indispensable. Il convient donc de ne pas sous-estimer son avenir.

Le téléfax occupe, depuis plus de 20 ans, une place centrale dans le monde professionnel. Dans de nombreux domaines, tels que le secteur de la santé, de l´immobilier, de la grande distribution, de la finance ou dans les départements juridiques et RH, le fax représente le moyen de communication le plus efficace et le mieux opposable juridiquement pour envoyer des documents importants en toute sécurité et fiabilité, tout en garantissant à tout moment une traçabilité des envois. Dans de nombreux pays, il est même formellement interdit d´envoyer des données personnelles ou des documents officiels par E-mail, tandis que cela est autorisé par fax. Impossible donc de lui prédire le même sort que le minitel, quand internet a investi les entreprises.  D’ailleurs, cela peut paraitre surprenant, les volumes de fax augmentent grâce à la généralisation de l’email ; la virtualisation et la mise sur le cloud  des serveurs de fax permettant d’utiliser les protocoles liés à l’email pour envoyer des fax. Le contexte de digitalisation globale rend donc la demande du marché constante, mais lui demande en même temps de se renouveler. Les directions informatiques ont ainsi dû faire face au défi suivant : comment adapter la technologie fax, dont on ne peut se passer, à l’écosystème ultra digital de l’entreprise ?

Sous les mails, des fax ?

Les serveurs et machines de fax ne peuvent pas être virtualisés, la communication par fax, si. Il a donc fallu se tourner vers le fax en mode Cloud, pour simplifier la communication par fax de l´entreprise. Il est possible de transmettre des documents par fax, sans avoir recours à un serveur de fax et sans avoir à investir dans du logiciel ou de l´équipement informatique supplémentaire.

Peu à peu, les grandes entreprises, assistées par des sociétés spécialisées, ont mis en place des services mail to fax et fax to mail qui permettent d’envoyer et de recevoir des fax via des messageries… Ce sont en fait les fournisseurs de cloud, qui transforment le mail en fax ou le fax en mail, pour le compte des entreprises.

Grâce notamment à la technologie Webservice, une entreprise a donc la possibilité d’envoyer et/ou de recevoir des fax directement depuis des applicatifs d’entreprises, que ce soit un ERP de type SAP ou un système issue d’un développement spécifique.

Si ces dernières utilisent toujours le fax, outre les raisons juridiques, c’est aussi pour des raisons marketing et commerciales : en BtoB, le taux de pénétration est plus important que celui d’un email. Directement sur une imprimante multi-fonction (fax to MFD) ou imprimé à la demande, le fax est vu/lu par plusieurs personnes et son message publicitaire ou promotionnel attire plus longtemps l’attention qu’un email. On voit ainsi des départements marketing de sociétés revenir au fax ou augmenter le volume de leur campagne.

Un ROI évident pour les DSI

Nerf de la guerre, les directions informatiques ont beaucoup à gagner à confier leurs systèmes à des prestataires extérieurs.  Débarrassés des machines de fax, type télécopieurs, ils réalisent des économies à plusieurs échelles : économies d’espace, de maintenance, de consommables et de matériaux… Mais surtout, quand les directions informatiques ont amorcé le virage de la téléphonie sur IP, il leur a fallu régler le problème du fax, tributaire des lignes analogiques. Ils se sont ainsi tournés vers les entreprises spécialisées en messagerie d’entreprise, capables d’intercepter des mails et de les transformer en fax, et vice versa.

En France le fax reste très présent dans les entreprises et a encore de beaux jours devant lui. A terme, on ne peut pas nier la disparition imminente du « hardware » : la machine de fax et le serveur de fax installés dans les entreprises vont complètement disparaitre ; mais pas le fax en soi. Les spécialistes de la messagerie d’entreprise, qui ont permis au fax de relever le défi de la révolution internet et aux entreprises de concilier besoins juridiques et transition digitale, permettront demain au fax de demeurer un support de communication pointu pour les échanges BtoB.