En 2017, Gartner a pris la décision audacieuse d’enterrer le terme ECM (Enterprise Content Management – Gestion de contenu d’entreprise) au profit des plateformes de services de contenu. David Jones, Directeur du Marketing Produit chez Nuxeo, s’est interrogé sur la situation depuis cette annonce.

Dans un article intitulé « La mort de l’ECM et la naissance des services de contenu » (The Death of ECM and the Birth of Content Services[1]), Gartner a décidé de sonner le glas de l’ECM. À l’origine, les solutions ECM devaient permettre de gérer l’intégralité du contenu des organisations de manière centralisée. En outre, ces systèmes promettaient de rationaliserles processus liés au contenu (conservation et distribution de la connaissance, RH, conformité, gestion des risques, etc.). Malheureusement, la promesse de l’ECM, d’aider les organisations à exploiter plus efficacement l’intégralité de leurs ressources tout en optimisant l’efficacité grâce à une meilleure gestion des workflows, n’a jamais été tenue.Grâce à sa capacité à homogénéiser et à simplifier la gestion et la recherche de l’information, l’ECM est devenu un élément important au sein des organisations, véritable accélérateur de productivité. Mais dans certains cas, les systèmes d’ECM ont été détournés par des décideurs en décalage complet avec les habitudes de travail de leurs utilisateurs.

Avec l’adoption croissante de stratégies dites « Cloud-first », il est logique de s’interroger sur la pertinence de l’ECM aujourd’hui. Mais cette annonce de la fin de l’ECM a été une surprise de taille, aussi bien pour les dirigeants que pour les utilisateurs. Les premiers ont eu peur de voir leurs investissements partir en fumée et de perdre les gains acquis en matière d’automatisation des processus et d’augmentation de la productivité. Les seconds ont craint un retour à une époque où chercher une information pouvait prendre plusieurs heures. Le marché est-il vraiment en train de remplacer l’ECM ? Et si oui, les plateformes de services de contenu vont-elles prendre sa place ?

Selon Gartner, les services de contenu sont « plus axés sur la stratégie que la technologie ». En substance, il s’agit d’une approche raisonnée qui répond aux différentes problématiques liées au contenu en s’appuyant sur un ensemble de services et microservices. Mais cela n’implique pas d’abandonner l’ECM et ses avantages. Il s’agit plutôt de ne plus investir dans une plateforme monolithique et d’identifier les besoins clés de votre entreprise afin d’y répondre plus efficacement.

Une approche plus intelligente de la gestion de l’information

Les entreprises étaient-elles en plein déni ? Elles devaient certainement s’attendre à cette évolution. Après tout, la transformation digitale bouleverse nos attentes vis-à-vis des systèmes de gestion de l’information. Les entreprises veulent des solutions agiles, flexibles,évolutives et faciles à intégrer à leurs autres systèmes métier. Des solutions conçues pour le Cloud et les appareils mobiles.

De nos jours, les applications métier sont de plus en plus intelligentes, intuitives et faciles à utiliser et se rapprochent de plus en plus de celles que nous utilisons dans notre vie privée. Grâce aux services de contenu, les entreprises peuvent choisir les applications et les composants qui répondent à leurs besoins métier spécifiques et aux besoins de leurs clients.

Un nouveau départ

L’annonce de Gartner représente un bouleversement dans l’industrie.

À ses débuts, l’ECM avait pour objectif de transformer les documents papier en documents électroniques pour les gérer et les distribuer plus facilement. Avec l’arrivée de nouveaux formats (images, vidéos, sons) il est devenu impossible de gérer l’intégralité de ces ressources à partir d’une seule plateforme.

Le contenu est devenu toujours plus important. L’époque où l’ambition était de proposer une seule solution répondant à l’ensemble des problématiques est clairement révolue. Les entreprises veulent désormais s’appuyer sur des plateformes qui connectent leurs différents espaces de stockage de manière sécurisée. Or, les solutions ECM traditionnelles n’ont pas les moyens de gérer des contenus aussi variés et, donc, de répondre efficacement aux évolutions du marché.

Pourtant de nombreuses entreprises n’envisagent pas d’abandonner les investissements réalisés pour repartir de zéro. Mais il n’est pas nécessaire d’adopter une approche aussi radicale. En effet, les plateformes de services de contenu sont capables de s’intégrer aux solutions et applications existantes.

Une nouvelle définition de l’ECM

L’ECM évolue et s’intègre à de nouvelles technologies permettant de gérer le contenu, les workflows, les permissions et d’autres fonctionnalités de façon plus globale et représentative de l’écosystème des entreprises.

Un futur envisageable est que l’ECM tel que nous le connaissons va conserver un rôle d’infrastructure en arrière-plan afin de faciliter le stockage du contenu et les processus de prise de décision.

Au fur et à mesure que l’ECM évolue vers les services de contenu, les choix technologiques des entreprises dicteront leur capacité à adapter leur expérience de gestion du contenu et de distribution des ressources numériques.

Un regard sur l’avenir

La démocratisation des appareils mobiles, des outils partagés et du Cloud a rendu la gestion de l’information plus complexe. Ces nouveaux processus, formats et modèles commerciaux nécessitent de nouveaux outils et les approches standardisées ne sont plus adaptées aux besoins des entreprises modernes. La norme actuelle est à la cohabitation de divers espaces de stockage.

Selon Gartner, les plateformes de services de contenu permettront aux entreprises de déployer des solutions plus flexibles, ouvertes et évolutives. Les organisations ont donc commencé à réévaluer leurs stratégies et leurs outils de gestion de l’information et à envisager une approche stratégique plus globale pour s’appuyer sur les systèmes de gestion de l’information existants.

Cela ne signifie en aucun cas que les entreprises n’ont plus besoin d’ECM. En revanche, cela implique qu’elles doivent réfléchir à ce qu’elles souhaitent faire de leur contenu au-delà de comment le gérer. Aujourd’hui, les plateformes de services de contenu permettent de rassembler les données et le contenu dont les organisations ont besoin pour proposer des solutions efficaces dans différents domaines, tels que la gestion des sinistres ou l’intégration de nouveaux employés. Mais déployer ces solutions nécessite de penser différemment, de pouvoir connecter différentes sources d’information et de replacer l’utilisateur au centre de sa stratégie. Un défi complexe, mais qui peut s’avérer payant. Plus que jamais, les entreprises doivent gérer leur information métier de manière efficace afin d’en tirer un avantage concurrentiel le plus rapidement et simplement possible.

[1] https://blogs.gartner.com/michael-woodbridge/the-death-of-ecm-and-birth-of-content-services