Le Centre de Services Partagés au sein d’Elior Services s’occupent des fonctions RH à destination de plus de 25 000 collaborateurs et 2 500 clients. Il fait le lien entre les directions opérationnelles et les salariés sur le terrain afin d’optimiser les processus. Lionel Granger, responsable du Centre, détaille comment son service s’est transformé afin de permettre aux RH et aux managers de gagner en efficacité.

Elior Services regroupe trois grandes expertises : hôtellerie de santé dans les cliniques & hôpitaux et établissements spécialisés, propreté et hygiène pour le nettoyage des bureaux et locaux, et Facility Management pour des prestations d’accueil, d’entretien d’espaces verts et de gestion de courrier.

Une fonction RH en pleine transition numérique

« Je gère le CSP (Centre de Services Partagés) d’Elior depuis plus de 5 ans. Avec mon équipe, d’une cinquantaine de personnes, nous produisons environ 22 000 bulletins de paie chaque mois. Clairement, la digitalisation est pour nous une composante essentielle. Elle nous apporte d’énormes avantages sur la production de la paie et son contrôle. Grâce aux outils logiciels mis en place et aux réflexions sur l’optimisation de nos workflows, nous sommes bien plus efficaces qu’il y a quelques années.

Nous avons, par exemple, démarré récemment un chantier de dématérialisation des bulletins de paie, avec la création de coffre-fort électronique. Pour l’instant, nos salariés n’ont pas tous confirmé leur volonté de passer à la version numérique, mais c’est une petite révolution. Nous allons considérablement réduire nos consommations de papier, diminuer les étapes de manutention, rendre les bulletins accessibles en quelques clics, supprimer les risques de perte etc. C’est un bénéfice non-négligeable pour les RH, mais aussi pour les collaborateurs. »

Étendre les bénéfices de la digitalisation jusqu’au terrain

« Comme le démontre l’exemple des bulletins de paie numériques, nous avons réellement une volonté d’élargir les avantages de la digitalisation RH au reste de l’entreprise. Il faut que cela ait un intérêt d’un point de vue économique, mais aussi et surtout pour les opérationnels sur le terrain. Un de nos projets illustrant bien cette démarche est la mise à disposition d’imprimante mobile pour les conducteurs de travaux. Je m’explique…

Les conducteurs de travaux (ils sont environ 200 à l’heure actuelle) gèrent les équipes en poste chez nos 2 500 clients sur tout le territoire français. Ils ont en charge une région spécifique et sont amenés à naviguer très régulièrement entre les différents sites pour effectuer des tâches parfois purement administratives. Dans le cas – très fréquent – de l’embauche d’un nouveau collaborateur, les procédures doivent aller très vite. Nous avons un outil de paie, de gestion des temps ainsi qu’un outil de ticketing pour recevoir et traiter les demandes des conducteurs de travaux, mais la gestion des dossiers salariés est toujours assez complexe.

Nous avons alors souhaité dématérialiser au maximum ce processus. Nous avons équipé les conducteurs de travaux de smartphones professionnels et d’imprimantes portables. Ils peuvent ainsi scanner les documents du futur collaborateur (carte d’identité, RIB, …) et les stocker directement dans son dossier numérique. Notre application génère automatiquement le contrat de travail. Les conducteurs de travaux peuvent ensuite les imprimer directement sur le terrain et nous les renvoyer signés par scan en quelques clics. C’est un gain de temps énorme et l’assurance d’un respect optimal des conformités réglementaires ! »

Des gains de temps pour une meilleure qualité de service

« Dans le cadre de ce projet, nous nous sommes rapidement rendu compte que l’usage des scanners pouvait aussi améliorer la relation client. En effet, les conducteurs de travaux sont au contact permanent de leurs clients et doivent leurs fournir différents types de documents : contrats, plaquettes, plannings… Avant, ils devaient tout noter, rentrer au bureau, transférer les documents, le client devait ensuite les imprimer… Maintenant, avec l’imprimante mobile, tout cela peut-être édité et remis en direct. C’est un vrai gain pour la qualité de service.

En ce moment, nous travaillons aussi sur un projet de digitalisation des documents RH. Nos solutions actuelles de GED ne sont pas très performantes : les temps d’archivage sont longs, les recherches peu pratiques, etc. Nous désirons donc nous équiper d’une brique digitale de GED dédiée aux RH.

Les projets ne cessent d’affluer. Nous procédons avec agilité et digitalisons nos processus les uns après les autres. Selon moi, c’est le meilleur moyen pour que tout le monde gagne en efficacité, plutôt que d’engager d’énormes projets de transformation, qui prennent des années à être opérationnels et qui amènent de la rigidité dans les pratiques. »