À en croire une étude de l’an dernier du cabinet Mazars et de l’association nationale des directeurs financiers et de contrôle de gestion (DFCG), très peu d’entreprises françaises de plus de 50 salariés ont adopté une automatisation complète de leurs processus comptables (seulement 10%). Près d’une sur 5 utilise encore des feuilles de calcul Excel[1].  Jean-Claude Bellando, Chef de produit Axway Digital Finance nous livre son analyse.

Le rôle des directions financières est en pleine évolution : au-delà de l’exactitude des données et des comptes, en passant par le respect des exigences règlementaires, elles opèrent de plus en plus de manière transversale aux côtés de l’ensemble des services de l’entreprise, afin de les conseiller et les épauler dans la prise de décisions stratégiques. Dans cette optique, elles doivent être en mesure de fournir toujours plus de visibilité, des indicateurs de performance affinés et toute autre information qui aideront l’entreprise à faire les bons choix pour le futur. Pour y parvenir, elles doivent gagner en efficacité opérationnelle, en agilité face aux évolutions de l’entreprise, et en fiabilité et mise à disposition des données.

Au sein de nombreuses entreprises, des réflexions sont engagées pour mettre en œuvre une solution permettant d’accompagner la transformation numérique de la finance et ainsi accélérer la clôture comptable, fiabiliser les données et les comptes ou répondre aux évolutions des normes réglementaires. Tour d’horizon des 6 principaux services clés qui doivent orienter le choix des directions financières.

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1. Permettre l’échange de données

Les processus financiers numériques doivent désormais s’intégrer aux technologies d’échange de données déjà mis en œuvre en entreprise, et à celles qui seront déployées dans le futur. Afin de garantir la fiabilité des opérations, mieux vaut envisager que ces capacités d’échange de données soient intégrées au sein de la solution de comptabilité financière digitale. Elles devront inclure le transfert de fichiers géré (MFT) pour l’échange de fichier par lots, les services B2B/EDI pour l’échange de messages fiables, et s’appuyer sur des connecteurs API pour l’échange de données en temps réel, mais aussi des connecteurs avec des applications disponibles en mode SaaS et des « streams » de données.

2. Un service de transformation des données

Au-delà de la transformation des données opérationnelles (événements de gestion) sur la base de schémas comptables, un tel service doit permettre l’intégration rapide de n’importe quelle application de gestion avec les systèmes comptables et financiers : grands livres multi-GAAP et IFRS, outils de reporting et de consolidation, entrepôt de données financières. L’entreprise pourra ainsi exécuter de multiples règles comptables pour contrôler, valider et enrichir les données issues des applications métier et les convertir en écriture comptables. Grâce à un tel service, elle pourra assurer la médiation entre les systèmes amonts et aval, synchroniser et garantir la gouvernance des flux de données de bout en bout.

3. Veiller à la qualité des données

La qualité des données et un enjeu majeur à tous les niveaux de la transformation digitale de l’entreprise… encore plus lorsqu’il s’agit de finance. D’où l’intérêt pour les entreprises de disposer d’un service de qualité des données qui sera utilisé pour traiter les exceptions et les saisies manuelles et signalera de manière proactive les erreurs de traduction. En désignant l’emplacement de l’erreur, il facilitera les corrections manuelles ou automatiques des données dans le système, atténuant ainsi l’impact sur le calendrier de clôture.

De plus, l’entreprise dispose d’outils de contrôles sécurisés et auditables sur l’ensemble des données. Enfin, un service de qualité des données permettra de les enrichir et les contrôler en exploitant les règles comptables et les référentiels d’entreprise avant de les mettre à disposition des systèmes cibles : Grand Livre, outils de consolidation et reporting, entrepôts de données.

4. Être en mesure d’exposer les données

Afin de répondre aux demandes des auditeurs et commissaires aux comptes et des éléments prévisionnels, l’entreprise doit pouvoir accéder aux données ainsi qu’à leur historique. D’où l’importance de se doter d’une solution capable de fournir aux utilisateurs un accès aux données granulaires et leur permettre de justifier la transformation effectuée par le système. La possibilité d’exposer les données exploite un service de stockage des données d’événements et des écritures comptables, permet la navigation à travers la piste d’audit afin de faciliter la recherche, les opérations de rapprochement et l’analyse des données.

5. Pouvoir spécifier et modéliser

Un langage commun est nécessaire aux équipes financières pour concevoir et gérer le cycle de vie des schémas comptables jusqu’au point d’intégration. D’où l’intérêt de se doter d’un service capable de cartographier, de documenter, de centraliser, d’automatiser et de sécuriser les systèmes et interfaces comptables, en offrant aux parties prenantes une meilleure lisibilité des données et des désignations à des fins de contrôle et d’audit. Ainsi, les équipes pourront collaborer autour d’un référentiel central de données, de documents et de processus tout en respectant l’ensemble des normes réglementaires.

6. Disposer d’un service de gestion des configurations et des opérations

Ce service doit fournir aux utilisateurs une certaine autonomie à l’égard des directions informatiques, à travers des fonctionnalités de libre-service et en tirant parti des opportunité offertes par les technologies DevOps. Les spécialistes de la comptabilité seront ainsi en mesure de configurer leurs propres règles, d’effectuer des opérations administratives, de contrôler les accès des utilisateurs et de définir les niveaux de privilège des différents profils à travers une interface d’édition centralisée. Pour l’entreprise, une telle fonctionnalité c’est aussi la garantie de disposer de tableaux de bord offrant une visibilité optimisée sur l’ensemble des données financières et comptables générées.

[1] (source / https://www.daf-mag.fr/Thematique/BI-1244/transformation-processus-2133/Breves/L-automatisation-peine-a-s-imposer-en-France-373682.htm)