Lancé en octobre 2016, après plusieurs mois de tests, Workplace (by Facebook) offrira sous peu une « version standard », gratuite, à destination des petites et moyennes entreprises. La version payante coûte de 1 à 3 dollars selon le nombre d’utilisateurs actifs.

Workplace, qu’est-ce que c’est ? Tout simplement un réseau social à l’image du Facebook que tout le monde connaît pour échanger avec ses amis et sa famille (2 milliards d’utilisateurs), mais cette fois, revisité à la sauce professionnelle. Objectif : collaborer mieux pour travailler plus efficacement !

« A l’heure actuelle, il y a des centaines de millions de personnes qui utilisent des outils grand public pour travailler. On le voit d’ailleurs dans l’usage des groupes sur Facebook, WhatsApp, Messenger et d’autres… Les gens ne veulent plus utiliser des outils différents dans leur vie privée et professionnelle, raconte Julien Lesaicherre, responsable de Workplace by Facebook pour la région EMEA. Ensuite, 70 à 80 % des personnes dans l’entreprise ne sont pas connectées. C’est le cas dans de nombreux secteurs comme le retail ou l’industrie. Chez Tesco en Grande-Bretagne, par exemple, 6 000 salariés ont créé leur propre groupe sur Facebook, en s’organisant entre eux et sans aucune supervision… On voit donc bien qu’il faut de nouveaux outils B2B et que l’on a un rôle à jouer envers les 3 milliards de salariés dans le monde. Si la parole est libérée en leur donnant une voix, il va se passer des choses ! ».

Workplace est donc un « réseau social d’entreprise » (RSE), totalement déconnecté du réseau grand public habituel, qui vise à gérer et contrôler tous les échanges possibles entre collaborateurs d’une même société, à l’échelle d’un service, d’une direction, d’une division, d’un groupe de travail, d’une équipe… « Le groupe, qu’il soit ouvert, fermé ou secret, peut permettre de gérer des projets, traiter l’opérationnel, le support… », précise-t-il.

On peut donc y diffuser son profil, une publication (texte, photo, vidéo…), disposer de son fil d’actualité, commenter tout ce que vous voulez. « On a supprimé toutes les frictions. On libère la communication. Tout le monde dans l’entreprise peut l’utiliser et on innove continuellement sur le système », poursuit-il. Ce printemps, lors de la conférence annuelle de Facebook (F8), plusieurs améliorations de Workplace ont été mises en avant : une ouverture aux bots (à travers l’appli Messenger), l’intégration d’outils tiers ou encore le partage de fichiers. Des partenariats ont pour l’occasion été annoncés avec Box, Dropbox, Microsoft et Quip/Salesforce ; mais aussi avec CSDisco, Netskope, Smarsh et Skyhigh, des spécialistes de la sécurité des données et de l’archivage légal. « De nombreux bots de l’entreprise, via la plateforme de Messenger, peuvent désormais se connecter à Workplace. Ils peuvent concerner la pose de congés, le lancement d’un sondage, la réservation d’une salle de réunion, le remboursement d’une note de frais, un covoiturage… », détaille-t-il.

« Donner à tout le monde une voix, c’est ce que nous souhaitons faire avec Workplace », Julien Lesaicherre, responsable de Workplace by Facebook pour la région EMEA

Workplace a-t-il des concurrents ? Ils sont nombreux ! Pour ne citer que Google avec G Suite, (sa plateforme de services cloud anciennement nommée Google Apps for Work) ; Microsoft Teams ; Jive (intranet social) ; IBM (Connections Cloud) ; Salesforce (Chatter) ; Slack ; Jamespot ; HipChat ; talkSpirit ; Jalios…

Pour les sociétés intéressées, un abonnement mensuel par utilisateur est indispensable (sans aucun engagement), le prix variant de 1 à 3 dollars selon le nombre d’utilisateurs « actifs » (plus de 10 000 collaborateurs, 1 dollar par mois). Mais, tout dépend de ce que vous voulez en faire ! Car une version gratuite, Workplace Standard, va bientôt être proposée.

Ainsi, les fonctionnalités liées à la communication (Workchat, appels vidéo et audio, live streaming, applications mobiles) et à la productivité (stockage de fichiers, photos et vidéos illimité, nombre d’équipes et de projets illimités, collaboration inter-entreprises…) seront disponibles gratuitement. Par contre, vous devrez opter pour la version payante, Workplace Premium, pour les fonctionnalités avancées comme l’administration, les statistiques, un Espace Entreprise, le single sign-on, et l’intégration de fournisseurs d’identité ou de services tiers comme G Suite.

Facebook justifie le développement d’une version gratuite de Workplace afin de répondre à la demande des petites et moyennes entreprises ; et à celle des marchés émergents comme l’Inde notamment.

Workplace by Facebook s’accompagne par ailleurs d’apps pour iPhone, iPad et smartphone Android, qui permettent d’accéder à ses fonctionnalités en mobilité. Et ce, à l’exception de la messagerie instantanée qui, tout comme Facebook (avec Messenger), fait l’objet d’une application à part (Work Chat).

Les barrières de la langue abolies

Selon Facebook, Workplace est aujourd’hui disponible dans plus de 100 langues (vous écrivez en français à un collègue japonais, il recevra votre message en japonais !) et compte 14 000 entreprises clientes dans le monde à ce jour, qui ont créé 400 000 groupes au total (Slack compte cinq millions d’utilisateurs actifs par jour).

Parmi les entreprises utilisatrices, figurent Booking.com, Deliveroo, la Royal Bank of Scotland (100 000 collaborateurs connectés), Spotify, Starbucks ou encore l’opérateur norvégien de télécommunications Telenor. En France, on peut citer autant des grands groupes comme Danone (50 000 collaborateurs connectés), Groupe Bel, Raja, SNCF Gares & Connexions, Iliad-Free, Century 21 France, Renault Retail Group, Club Méditerranée, Lagardère Active, que des cabinets d’audit et des start-up (Revevol, Lecko, Magellan Consulting, Emakina, SigFox, Teads, My Little Paris, iAdvize, Menlook…). Mieux vaut être une entreprise « éclatée » dont la vocation est internationale…

« Nos interlocuteurs dans l’entreprise sont très variés. Chez certains, le projet est porté au plus haut niveau, avec un PDG qui veut communiquer en direct avec ses employés quand il le souhaite. La communication interne joue aussi un rôle très important, car eux aussi vont changer leur canal de communication ; les Chief Digital Officer ou la DRH également, qui s’engagent dans le projet car c’est un outil d’aide à l’acculturation pour aller vers le digital », conclut-il.

Pour la petite histoire, ce produit « pro » de Facebook a été entièrement développé en Europe, à Londres plus précisément où sont basées les équipes de Workplace. « Nous voulions embaucher des talents européens et démontrer que Facebook était capable de développer des produits en dehors des Etats-Unis. Comme nous l’avons fait avec l’intelligence artificielle à Paris, nous voulons faire de Londres notre centre pour le SaaS », expliquait Julien Codorniou, le Français qui dirige le projet depuis Londres, dans un entretien aux Echos fin 2016.

Enfin, un programme de partenaires certifiés a été mis en place pour accompagner les déploiements et l’intégration de la plateforme, parmi lesquels Deloitte Digital, TBWA ou le Français Revevol. Mais qu’on le sache, « Utiliser Workplace by Facebook est un prérequis pour être certifié et faire partie du Workplace Partner Program », précise Julien Codorniou.