Les uns dépensent quand les autres cherchent avant tout à optimiser le budget : a priori, les Achats et la Finance ne sont pas faits pour s’entendre même s’ils poursuivent un objectif commun. Et pourtant, c’est de leur capacité à travailler en étroite collaboration que dépend la performance d’une entreprise. À l’heure du digital, Franck Lheureux, Chief Revenue Officer chez Ivalua, estime qu’il n’est plus question de faire l’impasse sur les possibilités qu’offre le numérique pour optimiser les échanges entre ces deux directions, dont le rôle est central pour traverser la crise et engager la reprise.

Les raisons de cette mésentente historique

Certaines habitudes ont la vie dure, comme le sentiment que l’on peut (et doit) consommer tout un budget annuel, ou encore que les réductions obtenues auprès d’un fournisseur permettent d’acheter plus, consommant ainsi les gains achats réalisés. Il n’est donc pas rare que les économies budgétées par la Finance dans l’EBIT s’évaporent avec ces achats supplémentaires, sources d’incompréhension ou de tensions entre les directions Finance et Achats.

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La principale difficulté repose sur l’anticipation et la lecture des écarts entre le prévu et le réalisé. Pourquoi ? Tout simplement parce que les Achats sont rarement très bien intégrés dans la construction budgétaire. Achats et Finance ne partagent pas toujours les mêmes référentiels et la même catégorisation Business, ni une vision commune de la mesure de la performance. Par ailleurs, les Achats se retrouvent souvent au milieu des tensions entre les fournisseurs et la comptabilité qui cherche à optimiser des délais de paiement. Situation à laquelle s’ajoutent les problématiques de conformité financière… Autant de points qui peuvent créer un contexte de défiance entre les deux départements d’une même entreprise. Comment dès lors renouer le dialogue, aligner les visions et instaurer une relation de confiance durable entre Achats et Finance ? En s’appuyant sur des solutions digitales adéquates.

Le digital (et l’intelligence artificielle) à la rescousse

Pour bien se comprendre, il faut parler le même langage ; les chiffres ne disent pas toujours la même chose à des lecteurs différents aux objectifs différents. En uniformisant les données, les solutions digitales permettent de rapprocher Achats et Finance. Sur ces plateformes, toutes les données sont uniformisées et accessibles dans la « langue » de chacun. Qu’elles soient de nature achats, contractuelles ou comptables, elles peuvent être intégrées par centre de responsabilité. Une suite digitale Achats – Approvisionnements offre ainsi une visibilité par centre de coûts sur le budget prévisionnel en comparaison au budget disponible, mais aussi sur les consommations facturées, les engagements en cours, les commandes en saisie… La Finance peut ainsi prendre en compte toutes ces données regroupées, uniformisées et disponibles en temps réel, dans l’élaboration de ses hypothèses budgétaires ou d’atterrissage mensuel / annuel.

L’intelligence artificielle va en outre au-delà de la simple automatisation des tâches (qui seule permet déjà de gagner un temps précieux sur des actions à faible valeur ajoutée). Elle permet par exemple d’identifier des écarts anormaux dans les modèles et d’alerter les équipes. Cette mise en exergue des irrégularités va servir de base de discussion entre les Achats, la Finance, mais aussi la Production, les Systèmes d’Informations ou les Services Généraux par exemple.

Des données centralisées pour libérer le potentiel des collaborateurs

La solution digitale Achats d’une entreprise devient le point de rendez-vous de tous les intervenants : acheteurs, financiers, décideurs, comptables, mais aussi fournisseurs et partenaires… chacun vient y déposer les informations dont il dispose ou collecter celles dont il a besoin. Les commandes et les factures sont dématérialisées, et tout le processus d’achats de l’entreprise, de la demande d’achat au paiement, est digitalisé. Le portail fournisseurs est également intégré à la suite achats, elle-même connectée à des applications tierces. Cette centralisation évite de multiplier les intervenants et les incompréhensions, et donc d’éviter les possibilités d’erreurs.

En leur offrant plus de flexibilité et de temps, les Suites Achats permettent à l’ensemble des collaborateurs Achats / Finance de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée : analyse, business intelligence, développement… La direction Finance ne pourra que bénéficier de cette optimisation des process. En travaillant main dans la main avec les Achats, elle sera également en mesure d’améliorer la notation extra-financière de l’entreprise, la mise en conformité de l’entreprise et son écosystème de Partenaires / Fournisseurs, éléments clés de sa performance globale.

Ce sont finalement des outils digitaux qui, en facilitant le travail des services Achats, permettent de réconcilier ces derniers avec la Finance. Au-delà de la confiance (re)trouvée entre les parties, digitaliser en profondeur son service Achats permet de mieux contrôler ses dépenses, de mettre en place une comptabilité plus proactive auprès des fournisseurs, de réduire les créances impayées, d’optimiser le besoin en fonds de roulement… Autant de leviers essentiels pour naviguer plus sereinement dans la période de crise que nous traversons.