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Travailler autrement : un tandem DSI-DRH pour gérer la mobilité

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Next Door est un tiers-lieu qui s’est inspiré des codes des start-up de la Silicon Valley © Next Door

Le travail devient multiforme. Il s’exécute au bureau, mais aussi, partiellement, à la maison, dans des bureaux de proximité, chez le client, à l’hôtel en voyage. Cette multiplicité de situations ne va pas sans bousculer les pratiques de management. Une transformation sous forte emprise numérique qui touche tous les secteurs. Elle est cogérée par le directeur des ressources humaines et son alter ego des systèmes d’information.

Plus de six millions de salariés travaillent déjà couramment à l’extérieur de leur entreprise. Ils officient dans les locaux des clients, à domicile, dans des télécentres ou bureaux satellites mis à disposition par leur employeur. Cela ne concerne pas seulement les commerciaux. L’outdoor fait partie du quotidien des ingénieurs, des juristes, des informaticiens, professionnels de la gestion ou de la maintenance industrielle. Environ 8 % des effectifs de Mazars et 7 % de ceux d’Orange remplissent partiellement leurs missions à distance. Et ce n’est qu’un début. 

« La magie du numérique permet à presque tous les métiers de ScreenHunter_223 Oct. 09 15.56l’entreprise de collaborer efficacement sans être réunis dans un même lieu physique. C’est un atout pour la  compétitivité », confirme Patrick Tavaris, président de MoveWork, prometteuse start-up créée il y a cinq ans à Montpellier (Hérault) et déjà leader européen de la gestion connectée du personnel. La tendance répond autant à des impératifs d’économie que d’efficacité. Pourquoi maintenir des frais immobiliers élevés quand il est prouvé que 20 % des postes de travail ne sont pas occupés en permanence ? À près de 16 500 euros par unité et par an selon les données de l’Association des responsables de services généraux (Arseg), cela fait beaucoup d’argent inutilement dépensé. Les entreprises ont donc étudié cette charge de près. Schneider Electric n’a pas hésité à utiliser des puces RFID anonymes, associés aux badges d’accès pour tracer l’occupation de l’espace afin de « pouvoir dimensionner au plus juste l’offre de salles de réunion et de postes de travail ». Partout, les surfaces allouées ne cessent de diminuer : 18,7 mètres carrés par tête en moyenne, au dernier pointage, contre 20,5 mètres carrés il y a seulement quatre ans. 

10 mètres carrés par collaborateur 

Toutefois, cette course à l’optimisation a une limite : celle de la réglementation qui recommande un espace vital d’environ 10 mètres carrés par collaborateur. Après avoir épuisé les ressources de l’open space et du desk sharing, les employeurs trouvent des vertus complémentaires à l’itinérance. On n’a jamais autant recommandé aux cadres d’être autonome et sur le terrain, au lieu de ronronner dans la routine au bureau. Les intéressés y trouvent aussi leur compte. Travailler en partie hors des murs, c’est davantage de possibilités de concilier ses vies professionnelle et personnelle. L’étude menée par le cabinet de conseil Robert Half, en juin dernier, sur leurs attentes en dehors des augmentations de salaire ne laisse aucun
doute : dans un cas sur deux, ce sont les horaires flexibles qui sont cités en premier lieu. Deloitte peut se flatter d’offrir « une liberté de lieu et de temps de travail à l’ensemble des collaborateurs ». Tous ont droit à toute la panoplie du cadre connecté : un ordinateur portable, un smartphone, un accès distant à l’intranet, à la messagerie et aux outils de communications unifiées : messagerie instantanée, visioconférence, téléphonie, outils de partage et de collaboration. Ils sont parés pour échanger avec leurs collègues et le management, où qu’ils se trouvent. Seul le Bring Your Own Device (BYOD) est proscrit. Même avec un fil à la patte, les intéressés apprécient la latitude qui leur est donnée. Cette facilité devient même un facteur d’attractivité, lorsqu’il s’agit de recruter des jeunes talents. Les digitales natives ne s’imaginent pas sans connexion permanente et restent réfractaires au rythme traditionnel des huit heures de bureau devant un écran d’ordinateur.

ScreenHunter_222 Oct. 09 15.56« Nos clients se rendent compte que la nouvelle génération de salariés a des attentes différentes, et que la vision du travail a évolué, poussée par les modèles des start-up stars telles que Google ou Facebook », confirme Sophie Pène, responsable du département conseil en organisation chez Mobilis. C’est le cas de la Société générale qui investit lourdement pour se donner une image d’entreprise IT friendly. La banque a lancé depuis un an le programme « Digital for all », piloté main dans la main par la DRH et la direction des systèmes d’information. Il a permis dans un premier temps d’équiper tous les collaborateurs du groupe dans le monde, de tablettes et d’outils bureautiques de dernière génération, incluant chat, visioconférence et gestion documentaire. L’étape suivante vient de débuter. Elle vise à développer la mobilité et le nomadisme chez les employés, en commençant par sa forme la plus simple, le télétravail. « Expérimenté en 2013 auprès de 500 volontaires, il devrait concerner au moins 2 500 personnes d’ici à la fin de l’année », pronostique la direction des ressources humaines. Le concurrent BNP Paribas n’est pas en reste. Sa branche Personal Finance a formalisé le principe du nomadisme dans un accord d’entreprise qui s’applique à une dizaine de métiers principalement liés au commercial et au recouvrement, dont la vocation première est d’être plus proche du client que du bureau.

Mais pour tirer pleinement profit de la mobilité des cadres, il ne suffit pas de les équiper de terminaux. Encore faut-il qu’ils disposent d’un accès permanent et sécurisé aux infrastructures de l’entreprise et communiquent autant qu’ils le souhaitent avec leurs collègues. Les managers devraient pouvoir les contacter, sans entrave et sans peur de fuite de données. Des exigences que DRH et DSI ne cessent de rappeler, sans être toujours écoutés par leurs états-majors. Pas convaincus du retour sur investissement, nombre d’entre eux bloquent. Résultat, les entreprises françaises ont un train de retard. Selon une étude réalisée en avril dernier, par le cabinet spécialisé Vanson Bourne, seuls 13 % des services informatiques s’estiment techniquement capables de répondre aux besoins de mobilité des équipes. Et lorsqu’ils disposent des infrastructures et applications nécessaires, 32 % avouent ne pas être en mesure de contrôler l’accès aux données professionnelles depuis tous les terminaux potentiellement connectés. Pourtant, les prix des équipements et des solutions baissent, favorisant la démocratisation.

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© Jean-Michel Ucciani

Dans le sillage d’Orange Business Systems, champion national de la connexion à distance, les fournisseurs partent à l’assaut de ce marché qui s’annonce juteux. LifeSize, une filiale de Logitech spécialisée dans la vidéoconférence via le cloud, promet d’éviter la solitude au salarié mobile, tout en rassurant son manager. « Qu’il travaille à domicile, à l’autre bout de la planète ou dans les locaux d’une entreprise cliente, le cadre nomade doit pouvoir échanger des idées et des documents avec son équipe, à partir de n’importe quel terminal. Que ce soit un écran de moniteur, un PC, une tablette ou un smartphone », expose Hughes de Bonaventure, directeur général France. Il cite l’exemple de l’acheteur qui depuis l’atelier d’un fournisseur en Chine, fait valider par écran de téléphone interposé, une pièce textile par le directeur de collection, à Paris, après un rapide brainstorming, en direct avec l’équipe marketing. Il y a quelques années encore, pareils échanges relevaient du luxe. La visioconférence nécessitait un investissement lourd pour s’équiper d’un serveur, d’un écran approprié, sans parler de la salle dédiée. Ce n’est plus indispensable, un simple abonnement à un service cloud, pour quelques dizaines d’euros par mois et par utilisateur suffit. À ce tarif, la PME immobilière lyonnaise Etic y accède, au même titre que les multinationales GlaxoSmithKline et Ebay. Dans un autre registre, l’éditeur Citrix se fait fort de lever l’un des obstacles les plus connus à la mobilité : accéder aux applications disponibles sur son ordinateur de bureau, avec une interface et une ergonomie identiques. Pouvoir consulter SAP et toutes les données administratives, RH et business sur sa tablette, cela change tout pour beaucoup d’itinérants.

Des solutions de traçabilité

Le tandem DRH-DSI doit surtout compter avec la législation
dont la rigueur s’accommode mal avec la souplesse visée. Pour ceux à 35 heures, plusieurs éditeurs proposent des solutions de traçabilité. À l’instar de MoveWork qui s’appuie sur un système de pointage numérique, via le téléphone fixe ou mobile, la badgeuse RFID ou un scanner portatif. En prime, son logiciel fournit aux managers une analyse des activités en temps réel. « À partir des nombreuses données collectées, il est possible de définir et de diffuser de puissants indicateurs de pilotage visualisables en temps réel. Les managers pourront adapter politiques et stratégies d’entreprise en fonction de ces indicateurs : prévisionnel des retards sur chaque site, évolution et amélioration des rentabilités, suivi de la qualité, optimisation des contrats », précise Patrick Tavaris. De même, les métiers liés à la maintenance industrielle et immobilière utilisent efficacement la géolocalisation pour suivre, orienter et planifier le temps de travail des techniciens mobiles. Même si les syndicats croient déceler derrière cette optimisation à distance, une forme de flicage. 

Le droit à la déconnexion 

Le suivi des travailleurs au forfait jours (cela ne concerne pas seulement les cadres) n’est pas plus aisé lorsqu’ils ne sont pas constamment présents dans les locaux de la société. Auteur d’un rapport sur la « Transformation numérique et vie au travail » réalisé à la demande du ministère du Travail, le DRH d’Orange, Bruno Mettling, le constate : « Leur temps de travail se décompte alors en nombre de jours travaillés, et non plus en heures ; et leur RTT se calcule aussi en jours de repos supplémentaires. Mais ces salariés restent soumis aux obligations en heures de repos quotidien de 11 heures minimum, et hebdomadaire, soit 35 heures au moins. »

Impossible de les faire badger, pas commode non plus de le contrôler à distance leur durée de prestation, alors que les syndicats réclament le droit à la déconnexion. La référence en la matière reste la charge mentale, que nul ne sait mesurer. Plusieurs entreprises ont été condamnées pour avoir abusé de la notion de « mission du cadre » et pour n’avoir pas respecté le temps de repos prescrit entre  deux vacations, afin de protéger la santé des personnes concernées. Dans le déploiement des politiques de mobilité, bon nombre de grands groupes ont sauté la case formation des managers aux aspects managériaux et juridiques de la nouvelle donne. Dans ces conditions, Bruno Mettling recommande la disparition progressive des références au temps et lieu de travail pour les cols blancs connectés, notamment ceux du numérique. Ce serait la porte ouverte à la mobilité totale, et c’est peut-être demain.

Les directions ne mesurent pas encore tout l’enjeu de la mobilité

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La « future » halle Freyssinet Paris est installée sur plus de 30 000 mètres carrés. Ce nouvel incubateur sera un espace unique pour favoriser l’émergence des nouveaux talents. © Wilmotte Architecture

À en croire l’Institut CEBR (Centre for Economics and Business Research), le travail flexible généralisé pourrait représenter un gain de 9,8 milliards par an pour l’économie française. Les entreprises ne mesurent pas encore cet enjeu. Elles sous-estiment les souhaits de mobilité de leurs collaborateurs. Certaines feignent même de les ignorer. Pourtant, d’autres études convergentes font le lien entre mobilité et performance. Qu’elles émanent d’organisations professionnelles telles que l’Association des responsables de services généraux, de cabinets de conseil spécialisés comme Actinéo ou même de fabricants d’équipements bureautiques que l’on peut difficilement soupçonner de vouloir tirer parti du nomadisme, à l’image de Steelcase. L’enquête « Wellbeing » faite l’an dernier par cette dernière société est catégorique : l’appétence pour le travail à distance progresse fortement. 57 % des salariés de moins de 35 ans, les fameux « talents de demain » que les DRH tentent de séduire à longueur d’année, souhaitent voir le travail nomade se développer dans leur entreprise. Un sondage de LBMG Worklabs confirme la généralisation de cet état d’esprit. 53 % des cols blancs qualifiés, ceux qu’on appelle les Knowledge Workers, sont prêts à renoncer à leur augmentation de salaire pour avoir la possibilité de travailler à distance.

Ce cabinet qui se présente comme « architecte du travail de demain » et qui conçoit des solutions intelligentes et collaboratives pour de grands groupes dont TFI, la Caisse des dépôts, Total ou EDF, précise que les intéressés gagneraient au change : taux de satisfaction élevé, amélioration de la qualité de vie, accroissement de la qualité de vie. Les managers ne sont pas opposés à une telle évolution. 72 % d’entre eux l’approuvent, à condition qu’elle soit bien encadrée, selon le spécialiste de l’immobilier de bureau Regus qui s’est aussi penché sur la question en juillet dernier, en interrogeant un vaste panel d’encadrants. Malgré cette demande pressante, le travail décentralisé et connecté n’est pas pour demain : 57 % des entreprises ne disposent pas des espaces ni des infrastructures nécessaires à l’accueil de travailleurs itinérants et de consultants externes, note Steelcase. Le télétravail peine à décoller. Il concerne à peine 10 % des effectifs, un chiffre qui peut être légèrement revalorisé, en tenant compte des pratiques informelles, mais la marge de progression est importante.