L’équipementier automobile (ex-Faurecia) simplifie le pilotage des ressources humaines au travers de la création d’un portail de visualisation des données RH. Les managers sont désormais autonomes dans l’accès et l’analyse des données.

Faurecia a changé de nom et d’envergure. Grâce à l’acquisition de Hella courant 2021, l’équipementier automobile français s’est hissé au rang de 7e acteur mondial du secteur sous la marque Forvia.

L’industriel pèse désormais plus de 20 milliards d’euros de chiffre d’affaires annuel. D’ici 2025, le constructeur vise les 33 milliards d’euros de CA. Forvia grimpe en outre de 110.000 à 150.000 collaborateurs (150 nationalités) répartis sur 300 sites.

L’entreprise s’approprie la donnée RH et son utilisation

La connaissance et la maîtrise d’un tel effectif, pour des raisons financières et extra-financières, nécessitent d’être outillées, notamment au travers de la mise en place d’indicateurs. Au reporting financier s’ajoute depuis 15 ans un “reporting RH mensuel multi-dimensionnel” porté par l’intégralité des sites de l’entreprise.

Ce reporting intègre de multiples indicateurs RH, comme la répartition des effectifs par contrat et CSP, par fonction et par ligne de coûts par exemple, mais aussi par la description des flux entrants et sortants, etc. Ce reporting “fouillé” est “remonté grâce à la plateforme Hyperion Planning”, une solution logicielle de planification, de budgétisation et de prévision.

Jusqu’à l’année dernière, le délivrable opérationnel de ce reporting, c’était “globalement un book de 300 tableaux Excel”, détaille Laurent Villemagne, HRIS & HR Controlling Vice-Président de Forvia. Ses clients internes : les membres du Comex et des différents Codirs opérationnels ainsi que les directions fonctionnelles (juridique, achats, communication, finance…).

En outre, le département HR controlling était très sollicité par les directions pour la fourniture “à la demande d’informations et d’analyses.” Forvia a donc souhaité répondre à ces problématiques de complexité de l’accès aux données RH et de manque d’autonomie des métiers dans leur exploitation. Pour cela, l’équipementier a fait appel à l’éditeur Toucan Toco afin de concevoir un portail de données baptisé Hector (Hr Easy Cockpit Tool Of Reporting).

Des tableaux Excel à la data visualisation pour 300 cadres

“Hector a permis de diffuser l’information RH au Comex et aux Codirs de chaque Business Group de l’entreprise dans un premier temps, puis à terme sera proposé à un panel plus large de managers de l’entreprise. Nous rendons facile d’accès l’équivalent de 300 pages de reporting auparavant assez indigestes, directement via smartphones ou tablettes”, décrit Laurent Villemagne.

A la clé pour les utilisateurs, une autonomie dans l’analyse des données, facilitée par la data visualisation, et une plus grande appropriation des données et de leurs définitions. “La volonté était véritablement de faire de l’information RH une donnée business que les managers pouvaient directement s’approprier.”

Le déploiement de la solution n’a pas nécessité d’accompagnement technique auprès des utilisateurs. La fonction RH a en revanche apporté du support sur les définitions, c’est-à-dire le vocabulaire métier, pour aider à la compréhension des données et à leur analyse. Ces clés de lecture sont ainsi directement embarquées dans Hector.

Forvia a par ailleurs fait le choix de rendre l’ensemble des données accessibles à tous les utilisateurs éligibles, “sans ségrégation de périmètre.” Cette politique, différente de celle adoptée par exemple par Elior dans une autre industrie, permet aux cadres dirigeants d’effectuer un benchmarking entre les sites sur les grands indicateurs.

Le premier bénéfice reste cependant un gain en termes d’autonomie, de disponibilité des données et de leur compréhension. L’application est de fait plébiscitée par les métiers.

Les RH plus disponibles et proches des métiers

En ce qui concerne la production du reporting en elle-même, le processus est actuellement automatisé à 95%, grâce notamment à une interface directe entre Hyperion et le système de paie, indique Laurent Villemagne

“Les données sont ensuite extraites automatiquement de Hyperion Planning et injectées dans Hector à une date précise. Dès lors, une notification est automatiquement envoyée à l’ensemble des utilisateurs pour les informer de la mise à disposition des données du mois.”

Cette automatisation génère des gains pour la fonction RH, en particulier en matière de productivité. “La responsabilisation des fonctions sur leurs propres indicateurs” participe aussi à faire évoluer les missions des équipes ressources humaines en tant que business partner des différentes fonctions.

Libérées des tâches liées à la diffusion de l’information brute, celles-ci sont plus disponibles pour les métiers afin de leur fournir des analyses à forte valeur ajoutée. Ce changement de positionnement illustre la volonté stratégique du groupe Forvia de développer la valorisation des données et le pilotage par la Data.

Du on-prem au cloud et de la visualisation au management RH

Des projets IT ont été mis en place ces derniers mois dans cette perspective. Les attentes des métiers sont au rendez-vous. Elles doivent cependant composer avec des problématiques budgétaires dans un contexte économique complexe affectant l’ensemble de l’industrie automobile. 

Au niveau RH, une migration de Toucan Toco en on-premise vers le cloud est en cours. Une prochaine étape pourrait consister à revoir le processus de transfert de données entre l’outil de reporting et Hector au profit d’échanges directs entre SuccessFactors et le portail de données.

Un tel changement n’aurait pas seulement des implications au niveau back-office. En effet, cela déboucherait aussi sur un passage de données consolidées à des données individuelles.

“Pour les managers, cela signifie un accès temps réel aux informations et donc une visibilité sur les performances de leurs collaborateurs, la formation, etc. C’est un changement par rapport à l’approche initiale. On sort de la visualisation du reporting pour faire de l’outil un véritable outil de management”, déclare Laurent Villemagne. Ce cas d’usage potentiel est encore en réflexion.