Pour répondre à l’essor massif des technologies digitales et collaboratives dans son secteur, La Parisienne Assurances a choisi de dématérialiser son conseil d’administration fin 2015. Ce fut l’un des projets de sa stratégie zéro papier menée de concert.

 La Parisienne est une vieille dame de 186 ans. C’est la plus ancienne compagnie d’assurances française indépendante, mais pas pour autant la moins actuelle ! Après avoir cédé son activité de courtage et s’être recentrée sur le portage de risques en 2015, Olivier Jaillon, son président exécutif, a aussi révolutionné son fonctionnement. Depuis janvier 2016, La Parisienne Assurances a choisi de dématérialiser son conseil d’administration. Tous ses « livres » sont désormais gérés par la solution cloud de l’éditeur américain Diligent*, dont c’est l’unique métier. « Cette décision du passage au zéro papier a été prise en parallèle de notre déménagement du siège social en 2015, explique Loubna Essaadani Foerster, responsable juridique de La Parisienne. Je n’ai plus d’armoire, ni un seul papier sur mon bureau. Pour un service comme le nôtre, c’est assez parlant et je ne reviendrai pour rien au monde à la situation précédente. »

Le changement ne s’est pas arrêté là. C’est toute la société, et sa centaine de collaborateurs, qui auront bientôt oublié ce qu’était le papier. « Cela va jusqu’à notre département Gestion des sinistres, basé à l’international, et nos titres restaurant. Reste encore les bulletins de salaire à digitaliser, mais c’est prévu pour bientôt. »

Dans un contexte de forte progression de l’activité, avec un modèle de gestion largement délégué chez ses partenaires (courtiers, réassureurs, grande distribution), La Parisienne a parallèlement choisi de migrer une partie de son infrastructure chez Amazon Web Services (AWS). Elle fait également appel à Tessi, le spécialiste du traitement de flux en France, pour la digitalisation et l’indexation de l’ensemble de ses documents et pour la gestion des flux entrants et sortants (courriers, emails…) du service courrier, également externalisé. Enfin, disposant d’un centre d’appels basé en Tunisie, sa téléphonie a basculé vers la solution Skype Entreprise, hébergée chez Openhost.

Plus de 140 000 utilisateurs dans 4700 entreprises

Depuis 2013 en France, dans le cadre d’une initiative portée par le gouvernement face à la croissance des données, les entreprises sont de plus en plus incitées à dématérialiser leurs documents administratifs dans un souci de gain de temps, de réduction des coûts et d’amélioration de la gouvernance. Ce sont d’ailleurs les arguments que met en avant la juriste dans le choix de la solution de partage d’informations et de collaboration pour conseils d’administration et comités de direction la plus utilisée au monde (plus de 140 000 utilisateurs dans 4 700 entreprises, implantées dans 74 pays). « Nous gérons 40 % des entreprises du classement Fortune 1000, 23 % du CAC 40 et une grande partie du SBF 120, indique Stéphane Tallieu, directeur France Sells & Business Development de Diligent. Pour autant, peu importe la taille de l’entreprise par rapport à notre solution, toutes ont les mêmes obligations légales qu’un grand groupe et vise le même objectif, l’optimisation de leur gouvernance. »

« Nous recherchions d’abord un outil intuitif, qui soit facilitant pour les membres du board [12 à 14 personnes se réunissant 4 fois par an], qui permettrait ensuite une construction simple de notre livre de conseil », détaille la juriste, seule responsable de l’injection des documents dans le système et de leur archivage. Le portail Diligent, accessible en ligne à tout moment, leur permet ainsi d’échanger en mode plus collaboratif, d’annoter et de partager les informations, comme de voter des décisions en temps réel et sans contraintes géographiques (La Parisienne Assurances a par exemple modifié ses statuts pour permettre aux membres de participer aux conseils à distance).

« Il y a eu une vraie impulsion de la part de notre direction générale, qui s’est investie à 100 % dans ce projet. C’est ce qui a certainement permis d’aller aussi vite et aussi bien dans ce sens », poursuit-elle. D’ailleurs, la cheffe d’orchestre de la digitalisation de la compagnie, qui travaillait en étroite collaboration avec la DSI et les ressources humaines, lui rapportait directement. Elle faisait également l’interface avec les différents prestataires qui ont accompagné La Parisienne dans sa mutation.

« C’est dans ce sens que le cas Diligent est intéressant, précise Stéphane Tallieu, dont les interlocuteurs sont majoritairement les services juridiques ou généraux. La dématérialisation est partie du plus haut niveau de l’entreprise et sur un temps donné. De nombreuses sociétés le font, mais souvent par étapes. En France, depuis un an, on voit une accélération très forte de la demande, ce qui montre bien la marche en avant vers la transformation. » D’ailleurs, comme de plus en plus d’éditeurs américains, Diligent a fait le choix d’investir dans un datacenter à Francfort en Allemagne, pour disposer d’une option d’hébergement des données sur le sol européen, avec un site de reprise après sinistre à Düsseldorf. « Toutes les données sont chiffrées, nous-mêmes n’y avons pas accès », conclut-il.

* 99,3 millions de dollars de chiffre d’affaires en 2015 (+ 20 %), 400 salariés.

Avec une centaine de salariés basés à Paris et Tunis, La Parisienne Assurances représente en 2015 un volume de primes de 108 millions d’euros (53 millions en 2013), avec une souscription active en France, en Espagne, en Italie et au Royaume-Uni. Ses produits sont conçus sur mesure, en marque blanche pour ses partenaires distributeurs, dans les domaines de l’automobile, de la moto et de l’habitation pour les particuliers et dans celui du dommage aux biens pour les entreprises, et l’affinitaire.

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