Où débute vraiment l’onboarding : au premier jour du contrat de travail ? Ou bien plus tôt que cela ? Dans certaines entreprises, l’histoire commence dès les entretiens d’embauche, qui sont de fait la fameuse « première impression » du candidat. Comment gérer ensuite la période grise qui s’étire de l’acceptation du contrat, à l’entrée dans l’entreprise ? Comment bien marquer le coup, le jour J ? Et comment, plusieurs mois ou années après, savoir se dire au revoir ? Quelques pistes.

Avant d’arriver

Chez OCTO Technology, on invite le candidat à partager ses ressentis dès le premier entretien d’embauche : c’est la « culture du feedback » chère à cette ESN. Marjolaine Hamon, DRH adjointe, encourage son équipe à se mettre constamment à la place du candidat, à s’interroger sur ce qu’il vit tant d’un point de vue émotionnel qu’administratif. « Pour y parvenir, c’est le même recruteur qui suit le candidat durant tout son parcours, dès la phase de pré-boarding, avec des échanges personnalisés », explique-t-elle. Très rapidement, les candidats sont amenés à discuter du fond, à parler métier : « Nous privilégions une approche par le contenu : nous valorisons les nombreuses vidéos et livres blancs produits par les Octos eux-mêmes », poursuit Marjolaine.

Si le candidat et l’entreprise sont d’accord pour signer ensemble, OCTO Technology célèbre ce « oui » et s’efforce d’entretenir la flamme avec le nouvel arrivant. Car ces trois mois-là sont stratégiques : il se peut qu’un candidat « convaincu mais sans plus » choisisse finalement de prendre un autre chemin.

Les futurs Octos sont inscrits sur une plateforme (Heyteam) pour se familiariser avec la culture de l’entreprise dès avant leur arrivée : ils reçoivent des articles d’inspiration, ont accès aux prises de parole des dirigeants, se voient attribuer des tâches administratives façon quiz, et peuvent échanger avec leur futur manager et leur parrain ou marraine dans l’entreprise.

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Le jour J

Chez OCTO Technology toujours, « un onboarding de qualité, c’est la rencontre avec ce qui est le cœur de notre réacteur : les Octos. Les nouveaux arrivent à plusieurs, pour créer un “effet promo”. Ils font la connaissance de leur parrain / marraine, sont reçus par un membre de l’équipe administrative et un membre de l’équipe recrutement autour d’un café. Très vite, ils sont intégrés dans les “tribus” : de petites équipes composées d’Octos qui souhaitent relever collectivement un challenge, que celui-ci soit méthodologique, conseil ou technologique. »

« Les très bons signaux reçus lors du processus de recrutement se confirment dès mon arrivée », écrit ainsi un collaborateur sur son rapport d’étonnement. La guerre des talents fait rage dans le milieu des ESN et Marjolaine Hamon indique qu’OCTO Technology est confronté « aux mêmes défis que les autres, et plus encore sur les profils seniors car nous sommes bien connus pour faire monter les jeunes en compétence, mais nous sommes parfois aussi réduits à cela. Nous avons heureusement la chance d’avoir un très gros pourcentage de cooptation. »

Chez elmy, le jour J… dure quatre jours. elmy est un gestionnaire d’électricité verte, dont le siège est à Lyon : 115 collaborateurs, pour une moyenne d’âge de 31 ans. « Les nouvelles promotions arrivent toujours un mardi, explique Camille Darde, la DRH. Nous commençons par équiper chaque collaborateur en matériel, répondre à toutes ses questions, prendre la photo de promo, faire visiter les bureaux, présenter les différents canaux de communication de l’entreprise… »

Le deuxième jour, le mercredi, est consacré à un module de formation sur l’holacratie, pour comprendre l’organisation d’elmy et s’y épanouir. L’holacratie est en effet une pratique formalisée chez elmy depuis trois ans. « Ce n’est pas pour ce motif que les candidats nous choisissent, même s’ils sont souvent en recherche d’autonomie et de responsabilisation. Il est donc important de les accompagner là-dessus. Huit autres étapes viennent ensuite, accompagnées par des coachs internes. »

L’holacratie, précise Camille, consiste à supprimer les managers, mais non le management : « Il est organisé de manière différente : réparti en six rôles. Chaque personne de l’entreprise occupe entre trois et six rôles : quatre, en moyenne. » Pour les juniors, la DRH crée des communautés de pratiques car cette autonomie peut aussi avoir un côté stressant.

Le jeudi est le « jour de l’innovation », pour découvrir les métiers d’elmy et le circuit de l’électricité. Quant au vendredi…. il n’existe pas, car elmy est passé à la semaine de 4 jours. Dès la semaine suivante, les nouveaux venus sont invités à donner un feedback sur leur embarquement.

L’entreprise travaille aussi la convivialité : les nouveaux venus sont invités à rejoindre l’un des nombreux groupes, professionnels ou non : cercle RSE, la elmy Champion’s League ou encore les soirées jeux de société…

Avec une nouvelle promotion par semaine, le rythme est soutenu et ne devrait pas fléchir puisqu’elmy souhaite recruter une bonne soixantaine de collaborateurs d’ici la fin d’année. « Nous mesurons la qualité de l’onboarding en demandant aux nouveaux arrivants une note sur 5, sur toute une série d’items. Notre objectif : 4,6. Depuis septembre dernier, nous le tenons », précise Camille.

A noter qu’un onboarding réussi ne s’arrête pas brusquement à l’issue des premiers jours de travail. On peut proposer aux collaborateurs un séminaire d’intégration et même un parcours de formation sur toute la première année, comme fait OCTO Technology. « Nous faisons le pari de la confiance, en considérant qu’on est un Octo à partir du moment où l’on dit “Oui”. On essaie de ne pas être frileux, en fait ! » Certaines formations sont obligatoires, comme « Savoir donner un feedback » ou « prise de parole en public », d’autres sont à la main du nouvel arrivant.

Le départ

Les entreprises sont nombreuses aujourd’hui à avoir compris l’intérêt d’un entretien de sortie, ou « exit interview ». C’est l’occasion pour les professionnels des RH d’avoir une conversation franche avec les collaborateurs qui partent, sans leur manager. De récolter des informations précieuses pour améliorer leurs pratiques, mais aussi, sans « dramatiser » un départ, de remercier le collaborateur et de travailler la marque-employeur, façon entreprise étendue.

« Il ne s’agit plus d’éviter les départs, qui à notre époque sont inévitables ! Il n’y a plus guère de carrière sans virages. Mais la notion de fidélité et d’engagement peut tout de même se travailler, estime Marjolaine Hamon. Au moment d’un départ il se passe des choses en termes d’affect et d’ego aussi, il faut le travailler pour entretenir la relation. Chez nous en particulier, les anciens collaborateurs deviennent souvent des prescripteurs et pour certains, ils reviennent après quelques années passées chez les clients. » Les anciens Octos sont invités à s’inscrire à la mailing-list friends@octo : ils continuent d’échanger des bonnes pratiques professionnelles. « Nous aimerions même créer des évènements pour les rassembler : nous avons toujours été dans la culture du partage et de la communauté. »

Enfin, c’est moins gai, mais bien réel : l’offboarding est aussi une faille possible en termes de cybersécurité. Si vous ne coupez pas « proprement » les accès collaborateurs, si vous gardez en quelque sorte des portes ouvertes sur des bureaux vides, vous vous exposez aux attaques. Attention aussi aux canaux Teams et autres, suspendus (ou pas) lorsque leur propriétaire quitte l’entreprise : toute cette dimension très opérationnelle mérité une réflexion et peut-être un guide des bonnes pratiques internes.