Avec l’évolution des modes de travail et la simplicité dont bénéficient les outils utilisés au quotidien, les plateformes de communication et de collaboration des entreprises doivent changer en conséquence. Il y a quinze ans, une plate-forme virtuelle qui associait téléconférence et partage d’écran était innovante, combinait le meilleur des deux mondes et facilitait le travail. Aujourd’hui, les entreprises recherchent des solutions qui contribuent davantage à l’innovation et à la productivité accrue des équipes. Plus les solutions de réunion sont largement adoptées, plus elles interviennent dans les processus de travail. Encore faut-il qu’elles soient dotées des composantes essentielles à la réussite de chaque collaboration interne, présentation, événement, recrutement, ou formation.

Matthieu Douvenou, Responsable grands comptes – BlueJeans

Vers une diversité de réunions agiles

L’impression de réunions plus nombreuse n’est pas un leurre. Simultanément, les face-à-face dans des salles traditionnelles se sont transformées en réunions programmées et ad hoc par visioconférence, rassemblant des participants du monde entier pour des périodes de temps très variables. Les réunions continuent à se tenir dans des salles de conférence, mais on y assiste également à partir d’ordinateurs de bureau ou d’appareils mobiles dans des espaces de collaboration, des cafés, des aéroports, des trains ou à domicile. Souvent, tous ces points d’accès aux réunions se rassemblent via des plates-formes cloud qui s’adaptent aux modes de travail agiles de tous les profils d’employés, de partenaires et de clients.

Les rencontres parfois oppressantes dans la salle du conseil d’administration se sont transformées en une variété de réunions interactives : à main levée, ou de type stand-ups, points presse, webinaires, avec un client, et même réunions ponctuelles déclenchées par exemple par un problème sur la ligne de production ou un incident informatique.  Toutes sont désormais alimentées par des plateformes de réunions vidéo. Le bureau d’un professionnel s’est transformé en un point central de réunions parce que les technologies d’aujourd’hui permettent l’accès et la participation de n’importe où, peu importe le besoin.

La technologie alimente l’engagement, la collaboration et les réunions multipartites, que ce soit par vidéo, audio ou conférence web traditionnelle. Cette mentalité de « réunion d’où que ce soit », combinée à la plateforme technologique adéquate, signifie que l’équipe ou l’individu n’a plus à attendre que toutes les parties se trouvent au même endroit ou dans le même environnement de bureau. Les frictions sont éliminées du processus d’engagement si bien que le travail réel est effectué plus rapidement, plus efficacement et dans le format qui convient le mieux à la situation.

Des huddles rooms aux réunions virtuelles

Pour diverses raisons, toutes les réunions ne peuvent se faire en personne. Les entreprises ont souvent des bureaux à l’international, de sorte que les réunions entre collègues doivent tenir compte des différents lieux, mais aussi de divers fuseaux horaires. Le marketing travaille souvent avec des partenaires et des agences dans le monde entier, et les équipes commerciales couvrent généralement des pays entiers, voire des régions entières, où elles doivent rencontrer prospects et clients. Il est parfois plus cohérent que les équipes se réunissent dans un espace commun pour interagir avec des collègues ou des partenaires basés à distance. L’augmentation du nombre de bureaux ouverts et d’espaces de travail partagés aboutit à des environnements de bureau plus agiles qui nécessitent de disposer de huddle rooms, petits espaces privés destinés à accueillir de 4 à 6 personnes, pour permettre des réunions productives, tant en personne qu’au travers d’une vidéo. Les comportements sur le lieu de travail changent radicalement et les configurations de l’espace de travail doivent évoluer en conséquence.  

Lorsqu’il n’est pas possible de se rencontrer en personne, la vidéoconférence constitue la meilleure alternative. La vidéo fournit la connexion humaine qui facilite la compréhension des nuances tout au long de la réunion. Cela dit, des fonctions telles que le partage d’écran et l’accès audio par ligne commutée demeurent essentielles à la productivité au travail. Les employés préfèreront utiliser une solution de réunion qui combine le meilleur de la vidéo, de l’audio et de la web conférence. Tout cela exerce une pression accrue sur la technologie elle-même. C’est pourquoi, la visioconférence utilisée tous les jours par des millions de personnes devient de plus en plus essentielle à notre vie professionnelle et personnelle.

L’IA s’invite dans les réunions

Pour soutenir la qualité et la productivité d’une diversité de réunions, les plates-formes de communication unifiée et collaboratives vont continuer de se moderniser pour offrir l’expérience que les utilisateurs affectionnent tout particulièrement. L’intelligence artificielle (IA) joue un rôle de premier plan dans cette évolution, car les réunions intelligentes peuvent stimuler la productivité en automatisant les tâches manuelles, telles que le suivi et la sélection du contenu pertinent, la prise de notes lors des réunions auxquelles les employés ne peuvent assister, ou la composition du numéro des participants distants ou en retard.

Les réunions sont aujourd’hui très différentes de celles que nous avions il y a quinze ans, et elles continuent à évoluer. Nous prévoyons que les technologies novatrices telle que l’IA et les big data rendront les réunions plus intelligentes, plus automatisées et plus efficaces. D’ici peu, les réunions virtuelles devraient permettre d’identifier les participants et d’ajouter les détails de leur carrière lorsqu’elles prennent la parole, afin de mesurer l’expérience et l’expertise qu’ils apportent. Les technologies de détection de mouvement et de reconnaissance faciale devraient permettre de d’envoyer automatiquement un rappel cordial aux absents, ou encore d’être représenté par un avatar à une réunion en cas de conflit d’agenda. Notre imagination n’est pas si loin de la réalité de demain !