Klaxoon a vu la demande pour sa solution d’animation de réunions participatives exploser durant le confinement. Après avoir proposé son outil gratuitement pendant trois mois, la société rennaise constate un élargissement des pratiques agiles à tous les métiers dans l’entreprise. Entretien avec Matthieu Beucher, son fondateur. 

Alliancy. Comment se sont passées ces dernières semaines chez Klaxoon ? 

Matthieu Beucher. Dès le départ de l’aventure Klaxoon, nous avons pratiqué le télétravail car, sur le bassin d’emploi de Rennes, nous ne disposions pas de toutes les compétences. Nous avons donc appris très vite à travailler efficacement avec des gens à distance et nous nous sommes constitués progressivement avec ce côté hybride, entre Rennes (200 sur 250 au total), Paris et nos autres implantations à l’international. Au total, nous avons toujours eu environ 15 % de l’effectif hors de nos bureaux officiels et, depuis 18 mois, tous ceux qui le souhaitent pratique le télétravail 1 à 2 jours par semaine. Nous sommes donc une entreprise distribuée depuis toujours, pour aller plus vite et disposer des bons talents sur tous les territoires… Ce qui nous a permis, dès février dernier, de nous organiser très rapidement en prévision de la crise sanitaire. A commencer par équiper tous ceux qui le souhaitaient de fauteuil, double écran, oreillettes… pour plus de confort au poste. Tout s’est donc passé très naturellement pendant le confinement et tout le monde a été en télétravail. 

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Et aujourd’hui ? 

Matthieu Beucher. Nous continuons sur un mode hybride et nous essayons de ne pas perdre ce que nous avons pu apprendre, notamment pour tout ce qui concerne le confort au poste… En visio par exemple, il vaut mieux être chez soi que sur un plateau. Tout cela est à regarder de près, avec un partage des bonnes pratiques. Nous avons aussi rouvert nos espaces pour des séquences de travail collaboratif, mais pas encore individuel. On peut revenir au travail pour être en interaction uniquement. Aujourd’hui, on veut repenser la venue de chacun dans nos locaux, revoir nos espaces de travail, fonctionnner sur un mode hybride… et cela sur la durée. 

Ce mode hybride impose de nouvelles contraintes… 

Matthieu Beucher. Tout à fait, notamment de synchronisation. Mais l’on se rend compte aussi que, même en présentiel, cela manque dans la plupart des organisations. C’est d’ailleurs la démarche que l’on mène dans Klaxoon, d’amener les équipes à mettre en place cette synchronisation par un rituel du quotidien, en changeant la façon dont on formalise le partage d’informations, notamment sous format digital… Ce qui permet aussi de travailler différents modes de vues de ces échanges informels, en fonction des usages. Au final, on gagne en efficacité peu à peu, en adaptant l’organisation. Et, en cette période de crise sanitaire où les entreprises doivent s’adapter en permanence, ce besoin de transformation rapide est d’autant plus important. 

Le confinement fait-il faire avancer les pratiques « agiles » dans le monde de l’entreprise ? 

Matthieu Beucher. Nous entrons dans un monde très flou, qui va durer des mois, voire des années… Il va donc falloir devenir de plus en plus agile ! Ce n’est pas un choix, c’est indispensable et très différent de ce que l’on a connu auparavant… Va-t-on sortir du déconfinement ? Ce n’est pas si sûr… Cette absence de certitudes impose de changer nos modes d’organisation et cela demande une agilité inédite en quelque sorte. Il y a une nécessité d’être extrêmement adaptatif à tous les niveaux, d’où l’importance que les équipes échangent et se synchronisent en continu. Auparavant, cela pouvait se faire à l’échelle du mois ou du trimestre… Aujourd’hui, il faut le faire à l’échelle de la semaine, voire quotidiennement. Toutes les micro-informations très pratiques doivent circuler rapidement dans les organisations pour ne rien rater ! 

Lancés en 2015, les outils Klaxoon permettent de piloter et d’animer des réunions dites « participatives », des ateliers de travail, de gérer des projets à distance depuis un téléphone, une tablette ou un ordinateur. 

Cela se traduit comment chez vos clients ? 

Matthieu Beucher. Leurs exigences ont complètement changé ! Gagner en performance devient juste vital. La question du télétravail sur le long terme se pose, mais face à l’évolution du marché, l’important est d’arriver à se synchroniser, savoir où chacun se situe dans son travail et vite. 

Le fait que la situation économique va être plus tendue à la rentrée, comment voyez-vous la suite ? 

Matthieu Beucher. Le marché pour Klaxoon est gigantesque. On parle de millions d’équipes qui, chaque jour, doivent se synchroniser, y compris à distance. Nous avons une position de leader sur ce marché de la réunion « nouvelle génération ». Nous l’avons gagnée en cinq ans d’existence, ce qui est à la fois jeune et mâture également. Nous avons eu de nombreux prix et sommes aujourd’hui utilisés dans plus de 120 pays… Nous avons donc de très bons fondamentaux sur un marché qui se doit de transformer ses pratiques de façon accélérée. 

C’est-à-dire ? 

Matthieu Beucher. La demande a explosé pendant le confinement. Nous avons créé une équipe de 70 personnes pour y répondre spécifiquement. Aujourd’hui, nos collaborateurs (via des ateliers de formation, l’assistance webchat, des webinaires…) embarquent 1 000 nouvelles équipes par jour depuis notre site de Rennes pour partager les bonnes pratiques, trouver les bonnes postures, gagner du temps, accélérer dans la mise en place de notre outil… C’était 1 000 par semaine avant le confinement. 

Vous avez récemment annoncé un partenariat entre Klaxoon et Orange. De quoi s’agit-il ? 

Matthieu Beucher. C’est une annonce stratégique pour Klaxoon et un déploiement intégral sur tout le périmètre Grand Ouest pour 16 000 collaborateurs d’Orange, qui était déjà un de nos clients historiques depuis 2016. Tous les métiers (jusqu’à la direction générale) et toutes les équipes de l’opérateur sont concernés et doivent faire évoluer leur posture. Aujourd’hui, il n’y a plus de débat sur qui doit avoir accès à ce type de solutions, les barrières sont tombées pendant cette crise. Les entreprises doivent impérativement capitaliser sur tous leurs talents. Ce n’est plus une demande de spécialistes ! Et, même si nous sommes dans un contexte d’urgence, les entreprises vont tout remettre à plat pour accélérer leur transformation.