Le groupe Armonia, spécialiste du multiservices en entreprise, collabore avec la PME MoveWORK pour anticiper les retards et absences de son personnel mobile. Résultat : les managers sont informés en temps réel de l’arrivée de ses collaborateurs. 

© Fotolia

« Il est 8h et il manque deux hôtesses d’accueil. » Ce scénario peut être une véritable source d’angoisse pour les organisateurs d’évènements et les sociétés de soft facility management (accueil, sécurité, conciergerie…). Le groupe Armonia, spécialisé dans le multiservices aux entreprises depuis 1974, connait bien cette problématique. Depuis 2014, elle collabore avec MoveWORK, PME montpelliéraine qui propose des solutions de gestion connectée des activités du personnel mobile. Dirigée par Patrick Tavaris et Borja Duque, elle a notamment créé WorkinTIME, une plateforme permettant d’anticiper les retards et absences d’hôtesses, d’agents de sécurité ou encore de femmes de ménage.

Avec ses nombreuses filiales en France et à l’étranger (Mahola Hôtesses, Phone Régie, Facilitess, Top Chrono…) et ses 8000 collaborateurs, le groupe Armonia cherche sans cesse des solutions toujours plus innovantes pour anticiper ces crises et s’assurer que le personnel est bien en poste à l’heure prévue. En 2012, l’ETI familiale avait opté pour une solution de prise de services qui permettait d’appeler un serveur vocal pour signaler son arrivée sur le site d’un client. « Nous ne voulions plus être limité à ce système et souhaitions donner plus de possibilité de pointage du personnel. Nous avons eu l’approbation de tous les directeurs généraux des filiales », raconte Michel Julve, DSI de Sofinord, la holding du groupe Armonia.

Armonia alerte ses managers en temps réel

Pour continuer à assurer à ses clients des remplacements de personnes absentes dans un délai d’une demi-heure à une heure, l’ETI a donc choisi MoveWORK et sa solution WorkinTIME en avril 2016. « Maintenant, nous synchronisons toutes les nuits les plannings du lendemain et les envoyons à MoveWORK, ce qui permet de pointer dès minuit », explique Michel Julve. Surtout, la plateforme permet de suivre en temps réel tous les collaborateurs sur le terrain, et ce, quel que soit le matériel de pointage. Dès la première minute de retard, l’absence est identifiée et peut déclencher une alarme programmée (email, SMS ou notification sur l’application mobile SmartManager). Ainsi, le responsable de compte peut remplacer la personne manquante et prévenir son client du retard tout en lui assurant qu’un remplacement est bien prévu. Depuis plusieurs mois, Armonia déploie « SmartManager », une application dédiée aux managers qui permet de gérer en temps réel les alertes du jour sur plusieurs sites et d’appeler en un clic un remplaçant. « Cette application les rend plus autonomes et leur donne une notion d’appartenance au groupe », assure Patrick Tavaris.

La solution de la PME a ainsi permis d’augmenter la fiabilité du pointage, de diminuer les régulations de facturation (car les remplacements sont déclenchés très rapidement), et de gagner du temps sur l’élaboration des fiches de paie. Et bien sûr, une meilleure satisfaction du client. L’ETI veut aller plus loin et responsabiliser ses hôtesses. « Nous aimerions revaloriser leur poste auprès du client. Elles pourraient par exemple être alertées directement d’un remplacement et n’aurait plus besoin de passer par leur manager », précise Michel Julve. Le groupe teste également un modèle prédictif avec MoveWORK pour anticiper une absence avant même la prise de poste. Et ne plus prendre le risque de voir une chaise vide.