Pour répondre aux attentes de leurs collaborateurs et gagner en agilité, les entreprises organisent des espaces de travail numérique en suivant le concept de « digital workplace ».

Les postes de travail se virtualisent au sein des entreprises pour permettre aux salariés d’accéder à leurs outils à distance et à tout moment. Cette approche « digital workplace » est généralement mise en place avec la modernisation du parc informatique.

L’une des premières raisons qui poussent les entreprises à adopter cet environnement de travail est la concurrence externe. Un exemple avec le Centre national d’études spatiales (Cnes), qui s’est engagé dans cette initiative il y a un an et demi : « L’enjeu pour nous est de faire face à une vraie disruption des acteurs américains du domaine spatial, comme SpaceX, qui viennent du privé et remettent en question les pratiques des acteurs traditionnels en allant plus vite. Nous voulons donc nous aussi être plus agiles dans la délivrance des services », raconte Stéphane Chmielewski, digital workplace program manager, qui observe une réaction similaire à l’Agence spatiale européenne.

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Le Cnes a également choisi de digitaliser son environnement de travail pour répondre aux attentes de ses employés. « Nous nous sommes rendus compte que l’avis des utilisateurs est complètement déconnecté de ce que nous pensions apporter comme service », reconnaît Stéphane Chmielewski. Le Cnes a ainsi choisi de profiter du passage à Windows 10 pour rassembler tous ses outils et ses applications sur une même interface afin d’offrir aux utilisateurs une expérience simplifiée d’ici le milieu de l’année. « Mon projet est de tendre vers le « any device, anywhere, anytime », confie-t-il. Ce processus renforce la collaboration entre nos différents salariés, ce qui est un élément clé de la transformation. » Des webinars ont notamment été mis en place pour permettre à tous d’échanger sur les avancements technologiques.

L’enjeu : encourager l’adoption de nouveaux usages

L’accompagnement des équipes est ce qui a motivé le groupe coopératif de transformation de matières premières Tereos à se transformer. « Nous avons 23 000 salariés répartis sur 49 sites dans 13 pays. Notre réflexion a démarré il y a deux ans avec la nécessité d’accompagner les collaborateurs dans leur mobilité externe, interne et intrasite, dans une approche cross-devices », indique Médéryc Lepoivre, architecte SI.

Tereos a aussi tiré parti du déploiement d’un nouvel intranet pour « pallier à l’obsolescence de son infrastructure » et instaurer un espace numérique. « Nous voulons développer le concept de l’empowerment et livrer aux employés les clés pour qu’ils puissent, depuis un portail unique, constituer leur propre environnement de travail. »

L’an dernier, dans le cadre d’un projet de refonte complète de l’outillage, le groupe a notamment doté ses forces commerciales de nouveaux ordinateurs et téléphones mobiles avec une application leur donnant accès à leur portail métier. « L’enjeu n’est pas de communiquer sur l’apport de nouvelles applications – ce qui ne parlent qu’à l’IT – mais sur l’adoption de nouveaux usages », affirme Médéryc Lepoivre.

L’instauration d’un espace numérique de travail implique par conséquent un changement de culture au sein des entreprises. « Le marché français est en retard sur ce poste moderne au niveau du PC », constate Philippe Kauffmann, sales specialist Android & Chrome Enterprise à Google, qui imagine ce poste du futur comme étant léger, sécurisé, mobile et connecté au cloud. « Selon les pays, l’approche est différente. Les anglo-saxons, par exemple, ont tendance à prôner une attitude « bigbang » en virtualisant simultanément tous les postes de travail sur l’ensemble des outils, et en laissant le choix aux collaborateurs d’aller puiser les solutions dont ils ont besoin », note Karine Guillaume, responsable du centre d’excellence collaboration chez Axians. Reste un frein à la généralisation d’un environnement numérique de travail : la sécurité. Selon une étude Forbes Insights, 43% des sondés avouent que cela constitue leur principale préoccupation.