Seules 7 % des entreprises avaient recours à une digital workplace en 2021, contre plus de 26% aujourd’hui¹. La digital workplace n’est plus un simple portail où l’on déposait des informations de base comme les annuaires des services. Remplaçante de ce que l’on appelait intranet, la digital workplace est tout à la fois, un espace de travail partagé et un réseau social d’entreprise. Mieux : elle peut s’avérer être un formidable levier d’inclusion et de fidélisation des salariés, à condition que le déploiement ait été pensé en amont avec une équipe dédiée et des objectifs à moyen et long termes. Elle devra également être régulièrement contrôlée, mesurée, avec des indicateurs précis, afin d’améliorer son efficacité et d’augmenter la productivité des collaborateurs. Iliass Melgou, Ingénieur solutions chez AvePoint, nous livre son analyse.

Au fil des ans, l’intranet est devenu digital workplace. Ce n’est plus un simple portail de consultation de documents. C’est aujourd’hui un espace de travail collaboratif et un réseau social d’entreprise. Omniprésente au quotidien, la digital workplace est même devenue en quelques années un formidable levier d’inclusion, un accompagnement dans la fidélisation des salariés.

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La digital workplace accompagne les collaborateurs 

Aujourd’hui, la digital workplace joue plusieurs rôles :  

• Communicante interne : elle centralise le partage d’informations, les ressources. Elle est totalement intégrée dans la communication interne.
• Gardienne du patrimoine informationnel : la digital workplace participe à la conservation des documents, des savoirs internes.
• Collaboratrice : elle améliore  le travail collaboratif, en mettant à disposition les dernières versions des documents, en proposant des espaces de travail et des outils partagés. 
• Réseau social : elle contribue à l’amélioration de la culture d’entreprise, au sentiment d’appartenance. Les salariés peuvent y prendre la parole, apporter des réponses aux demandes de leurs collègues…des espaces de détente peuvent être développés pour s’y retrouver et faire une pause entre collègues. C’est un véritable pilier pour la cohésion du groupe.

La digital workplace en mutation constante

Autrefois l’intranet, en bon portail statique, délivrait des informations de base comme les annuaires des services, ou le calendrier des formations. Il s’est peu à peu animé avec des forums d’échanges, pour finir par devenir la digital workplace : un véritable espace collaboratif, un lieu de partage et de vie de l’organisation pour répondre aux besoins des utilisateurs (échanges en temps réel…). 

L’histoire n’est pas finie. À court terme, on assistera à la naissance d’une nouvelle digital workplace avec l’appui de l’IA. Elle améliorera sans doute la recommandation de contenus, avec des redirections. Par exemple, dans les grands groupes avec des filiales dans différents pays, elle facilitera  le partage des ressources entre filiales. Elle permettra de connecter toutes les entités, de reformuler les requêtes grâce au machine learning. 

La digital workplace nécessite de la co-construction

Cependant, rien de tout cela ne sera possible sans la reconnaissance de la digital workplace comme un véritable projet interne. Il conviendra de lui attribuer un budget propre, une équipe dédiée, allant même jusqu’à l’envisager comme la construction d’un nouveau service. Une co-construction en amont sera indispensable, avec l’établissement d’un cahier des charges, notamment sur les objectifs et sur la nature des besoins auxquels la digital workplace devra répondre. Il faudra donc impliquer les bonnes parties prenantes : Direction des ressources humaines, service communication, équipes métiers…puis définir des ambassadeurs au sein de la société pour présenter le projet aux futurs utilisateurs. C’est une des conditions du succès. Viendra ensuite la prise en considération des aspects plus techniques : type de plateforme, architecture, interface utilisateurs…puis la formation des utilisateurs. Enfin, le choix et la mise en place d’indicateurs qui permettront de faire remonter des données sur l’évolution et l’efficience de la digital workplace et d’analyser ce qui peut être amélioré (taux d’adoption global, engagement, rétention, parcours de navigation…)

La digital workplace est désormais au cœur des enjeux de l’entreprise, on peut la considérer comme un service à part entière. Il faut généralement compter entre six mois à un an pour la construction d’une digital workplace efficiente, entre la co-construction en amont et le déploiement. Elle doit par la suite être améliorée, perfectionnée régulièrement, grâce aux remontées du terrain et aux résultats des indicateurs. Idéalement, il faut conserver un comité de gouvernance qui devra chapeauter le projet après son déploiement : Direction des ressources humaines, service communication, pour s’assurer que les besoins des salariés sont satisfaits et que la digital workplace répond toujours aux objectifs initiaux. Elle a donc désormais toute sa place pour devenir un outil au service de la rétention des talents, au même titre que le salaire ou les conditions de travail.

^{1  Étude Lecko 2023 https://www.beaboss.fr/Thematique/actualites-1056/Breves/La-Digital-Workplace-veritable-boite-a-outil-du-futur-of-380177.htm}