Face à la mondialisation et à la numérisation de l’entreprise, le fonctionnement des conseils d’administration est en plein bouleversement : les décisions doivent être prises toujours plus rapidement, les données confidentielles partagées efficacement, tout en respectant les nouvelles directives imposées aux conseils. Plus que jamais, les membres du conseil d’administration ont besoin d’informations complètes en temps opportun, tout en étant en mesure de réagir aux nouveaux développements et d’évaluer leurs risques. Alors que les conseils d’administration se doivent de respecter un nombre croissant de contraintes, la communication et la collaboration restent au cœur de leur fonctionnement. Des outils existent, mais les conseils d’administration ont-ils ceux les plus adaptés à leurs besoins ?

Soumis à un traitement permanent d’informations hautement confidentielles qui ne doivent pas tomber entre de mauvaises mains, les conseils d’administration, leurs membres et les organisateurs, doivent s’adapter aux nouvelles contraintes en termes de sécurité, malgré leurs besoins croissants d’interaction. Certaines solutions sont loin d’être sécurisées, mettant en danger les données partagées et présentant plus d’inconvénients que d’avantages. D’autre part, les données peuvent être stockées hors de leur pays d’origine, un procédé compliqué, voire dangereux, et cela d’autant plus pour les conseils d’administration puisque les données ne sont pas soumises à la même juridiction.

 L’envoi d’emails, aujourd’hui un standard pour tout partage de données dans la majorité des entreprises, représente en fait une faille sécuritaire, les pièces jointes pouvant être volées par des cyberpirates si elles ne sont pas cryptées. En outre, l’envoi de pièces jointes volumineuses échoue parfois en raison de leur taille trop importante. Par ailleurs, combien de fois, par erreur, les emails ne sont-ils pas envoyés aux bons destinataires ? L’e-mail n’a, tout simplement, pas été conçu pour l’échange de documents sensibles et les correspondances commerciales critiques.

Des conseils d’administration sous pression

La régularité des réunions du conseil et la quantité des documents imprimés et remis à chacun représentent une longue et lourde préparation en amont. Alors que l’accès à l’information est un devoir pour l’administrateur et au cœur de sa mission, comment protéger le secret professionnel et empêcher que les données ne soient dispersées ? Face à la confidentialité des données échangées durant ces réunions, une simple obligation de discrétion est prévue par l’article L. 225-37 du Code de commerce en France. Cependant, de nouvelles règlementations complémentaires sont venues encadrer les informations liées aux conseils d’administration. Ainsi, une règle plus stricte a été établie par l’AMF interdisant aux administrateurs des entreprises cotées de communiquer quelconque information, tandis que les codes AFEP-MEDEF ou MiddleNext recommandent que les membres du conseil soient astreints au secret professionnel pour optimiser la gouvernance d’entreprise. La confidentialité est une exigence juridique, mais comment la garantir quand des milliers de feuilles de papier sont distribués à travers le monde, ou que des documents sont envoyés par email, moyen de communication dont les failles ont été établies par des experts en sécurité ?

Dématérialiser le conseil d’administration : le nouveau challenge du numérique

 Les administrateurs des conseils d’administration recherchent dorénavant efficacité, flexibilité et sécurité dans tous leurs échanges. Il s’agit donc de mettre en place un outil aux fonctionnalités appropriés et qui réponde à leurs problématiques :

• Un partage des informations en temps réel, à tout moment, en tout lieu, mais suivant les directives de gouvernance : Une plateforme numérique met à la disposition des membres des conseils d’administration une salle de réunion numérique qui leur offre des fonctionnalités techniques et une accessibilité depuis des périphériques mobiles pour couvrir leurs besoins en matière de gouvernance et de sécurité, où qu’ils soient.

• Un stockage des données hautement sécurisé : Les plateformes de partage de données basées sur le Cloud peuvent ainsi stocker en toute sécurité des documents hautement sensibles tels que les rapports financiers et les procès-verbaux.

• Une productivité optimale : La possibilité d’intégrer, lors de la préparation des réunions, des notes privées ou des commentaires apporte aux conseils d’administration une productivité supplémentaire.

• Une protection de l’ensemble des processus d’un conseil d’administration : Des fonctionnalités doivent garantir une protection totale des processus. Il est en effet important de sécuriser la gestion des droits d’accès et de modification sur les documents, mais aussi l’organisation d’un vote numérique.

L’adoption d’une solution globale par les conseils d’administration est l’assurance d’améliorer la structure de leurs activités de surveillance. Pour les responsables des conseils d’administration, il est indispensable aujourd’hui de gagner du temps et de garantir une communication efficace et sécurisée pour que les membres prennent part aux décisions en toute transparence.

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